– LAATSTE UPDATE IN JANUARI 2026
1. Afdwingbaarheid van de Algemene voorwaarden:
1.1 De Klant heeft de mogelijkheid om, naast de aanschaf van Apparatuur van EVERNEX, met EVERNEX een onderhoudscontract af te sluiten waarvan de algemene voorwaarden (hierna de ‘Algemene voorwaarden’) hieronder zijn gedefinieerd.
1.2 Elk abonnement voor preventief en/of correctief hardwareonderhoud (hierna de ‘Diensten’ genoemd) wordt uitdrukkelijk en uitsluitend geregeld door deze Algemene voorwaarden die deel uitmaken van het Contract (zoals hieronder gedefinieerd).
1.3 Het bestellen van Diensten impliceert voor de Klant volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze Algemene voorwaarden. Het feit dat EVERNEX de bepalingen van de Bestelling van de Klant en/of enige andere documentatie met enige juridische waarde op een bepaald moment niet aanvecht, kan niet worden geïnterpreteerd als een afstandsverklaring om zich in een later stadium op deze Algemene voorwaarden te beroepen.
1.4 Deze Algemene voorwaarden vormen, samen met de Bijzondere voorwaarden, het contract dat de relatie tussen de partijen regelt (hierna het ‘Contract’). In geval van tegenstrijdigheden of interpretatieproblemen tussen de Algemene voorwaarden en de Bijzondere voorwaarden, prevaleren de Bijzondere voorwaarden. Het Contract is het enige document dat de relatie tussen de Partijen met betrekking tot de Diensten regelt en het heeft voorrang op alle inkoopvoorwaarden van de Klant.
2. Definities:
In het kader van deze Algemene voorwaarden hebben de volgende termen, ongeacht of ze in enkelvoud of meervoud worden gebruikt, de onderstaande betekenis:
Toegangsbeperking’: identificatie van alle middelen en/of autorisaties die nodig zijn om toegang te krijgen tot een Fysiek adres of specifieke gebieden binnen het Fysieke adres om de Diensten te verlenen, zoals veiligheidsmachtigingen, certificeringen, persoonlijke badges enz.
‘Klant’: elke koper van de Diensten of elke afnemer van de Klant die profiteert van Diensten geleverd door EVERNEX.
‘Configuratie’: een document waarin voor alle Apparatuur elk component en zijn technische en/of commerciële referenties worden opgesomd.
‘Kritieke storing’: storing die het gebruik van een essentiële functie van de Apparatuur volledig belemmert.
‘Storing’: elke disfunctie of non-conformiteit van de Apparatuur in vergelijking met de referentiedocumentatie, die het normale gebruik van alle of een deel van de functies van de Apparatuur belemmert, of die een onnauwkeurig resultaat of een ongepaste behandeling veroorzaakt, terwijl de Apparatuur door de Klant wordt bediend in overeenstemming met zijn documentatie en bestemming.
‘Apparatuur’: IT-apparatuur of de elementen van IT-apparatuur van de Klant waarop de Diensten betrekking hebben.
‘EVERNEX’: EVERNEX IT SERVICES NETHERELANDS B.V. of een van haar gelieerde ondernemingen die een Contract aangaat voor het leveren van Diensten aan de Klant.
‘Geschiedenis van storingen en incidenten’: document waarin alle interventies worden geidentificeerd die gedurende de laatste 12 maanden voorafgaand aan de ondertekening van het Contract op de Apparatuur zijn uitgevoerd.
‘Ernstige storing’: storing die een essentiële functie van de Apparatuur beïnvloedt zonder het gebruik ervan volledig te belemmeren.
‘Geringe storing’: storing die noch Kritiek, noch Ernstig is en die een onderbreking van minder belangrijke of ondersteunende functies van de Apparatuur veroorzaakt.
‘Bestelling’: elke bestelling van Diensten door een Klant door het versturen van een inkooporder naar EVERNEX, verwijzend naar een Dienstofferte die eerder door EVERNEX werd uitgebracht. Om door EVERNEX te worden aanvaard, moet elke Bestelling van een Klant de relevante Dienstofferte van EVERNEX bevatten, of moet er minstens uitdrukkelijk naar dit relevante Dienstoffertenummer worden verwezen. Een door de Klant verstrekte inkoopbestelling zonder het bijgevoegde of genoemde Dienstoffertenummer kan door EVERNEX niet worden aanvaard.
‘Bijzondere voorwaarden’: alle specifieke voorwaarden die tussen de Partijen zijn overeengekomen, zoals weergegeven in de Dienstofferte die bij een Bestelling is gevoegd of waarnaar een Bestelling uitdrukkelijk verwijst; of, indien van toepassing, alle toepasselijke Scope Of Work (SOW) waarnaar uitdrukkelijk in een Bestelling wordt verwezen.
‘Partij(en)’: EVERNEX en/of de Klant.
‘Fysiek adres’: fysieke locatie van Apparatuur. Een adres omvat een land, een postcode, een stad, een straat en een nummer.
‘Scope Of Work’ of ‘SOW’: elk document dat wordt verstrekt door EVERNEX met een gedetailleerde beschrijving van de Diensten, die ofwel is bijgevoegd bij een Dienstofferte of wordt verstrekt als een op zichzelf staand document, al naargelang wat van toepassing is.
‘Diensten’: preventieve en/of correctieve hardwareonderhoudsdiensten die worden verleend door EVERNEX, zoals gedefinieerd in het Contract .
‘Dienstofferte’ elk document verstrekt door EVERNEX naar aanleiding van een aanvraag van de Klant, waarin de Diensten, de voorwaarden voor de uitvoering van de Diensten aan de Klant, de tarieven voor de Diensten en alle andere specifieke voorwaarden overeengekomen tussen de Partijen gedetailleerd worden beschreven.
-‘Systeemlog’: het resultaat van systeemopdrachten die zijn uitgevoerd op de Apparatuur en die de onderdelen ervan en hun technische en/of commerciële referenties identificeren en opsommen. Dit omvat ook de gezondheidsstatus van de verschillende componenten.
-‘Looptijd’: de looptijd van het Contract, zoals na-der bepaald in artikel 3.1.
3 Ingangsdatum – Duur – Beëindiging:
3.1 Het Contract wordt van kracht op de ingangsdatum vermeld in de Bijzondere voorwaarden. Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, wordt het Contract afgesloten voor een periode van één (1) jaar, die telkens stilzwijgend verlengd wordt met periodes van één (1) jaar, tenzij het Contract minstens drie (3) maanden voor het einde van de aanvankelijke contracttermijn of enige daaropvolgende termijn door een van de Partijen schriftelijk per aangetekende brief met ontvangstbevestiging wordt opgezegd.
3.2 Het Contract kan door een Partij niet worden beëindigd voordat de Looptijd is verstreken, tenzij anders is bepaald in het Contract of in geval van een wezenlijke schending van het Contract die kan worden toegerekend aan de andere Partij en die niet zou worden hersteld binnen dertig (30) dagen na de voorafgaande schriftelijke kennisgeving die per aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de in gebreke blijvende partij is verzonden.
3.3 EVERNEX heeft het recht om het Contract te beëindigen in geval van faillissement, ontbinding, volledige of gedeeltelijke stopzetting van de activiteit van de Klant, of in geval van curatele, vereffening of gelijkaardige procedure die de Klant treft.
3.4 De Klant heeft ook het recht het Contract te beëindigen, om welke reden dan ook, met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van zestig (60) dagen aan EVERNEX per aangetekende brief met ontvangstbewijs. Een dergelijke beëindiging geeft EVERNEX het recht om een beëindigingsvergoeding te eisen die 20% van de toepasselijke tarieven voor de resterende contractuele periode bedraagt.
3.5 In geval van verhoging van de tarieven, zoals bepaald in artikel 7.3 hieronder, kan de Klant het Contract be-eindigen, met een voorafgaande schriftelijke kennis-geving van zestig (60) dagen, tijdens welke de bestaande tarieven van toepassing zullen blijven.
3.6 Indien de Klant de verhoging van de toepasselijke tarieven weigert ten gevolge van een abnormaal of onaangepast gebruik van de Apparatuur, gekenmerkt door een hoge storingsgraad van de Apparatuur, zoals voorzien in artikel 7.4 hieronder, kan EVERNEX het Contract beëindigen, met inachtneming van een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van zestig (60) dagen verstuurd per aangetekende brief met ontvangstbevestiging, tijdens welke de overeengekomen tarieven van toepassing zullen blijven.
3.7 Het beëindigen of verlopen van dit Contract heeft geen invloed op contractuele bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om het Contract te overleven.
3.8 Om twijfel te voorkomen, verwijst ‘beëindiging’ in deze Algemene voorwaarden naar ‘opzegging ‘, niet naar ‘ontbinding ‘.
4 Diensten:
4.1 Diensten verleend door EVERNEX omvatten, afhankelijk van modaliteiten en opties gedefinieerd in de Bijzondere voorwaarden:
– een correctief hardwareonderhoud, dat voor EVERNEX bestaat uit het waarborgen, op aanvraag van de Klant, dat de hardwareintegriteit van de Apparatuur waarop het Contract betrekking heeft, wordt hersteld in geval van een Storing.
– een preventief hardwareonderhoud, dat voor EVERNEX bestaat uit het waarborgen dat de hardware-integriteit van de Apparatuur waarop het Contract betrekking heeft, onderhouden en geverifieerd wordt. Dit kan worden uitgevoerd (i) hetzij door bezoeken ter plaatse te plannen om de omgeving van de Apparatuur te controleren en visuele controle van de Apparatuur uit te voeren, of (ii) op afstand door middel van systeemloganalyse die door de Klant ter beschikking wordt gesteld of door logging op afstand van de Apparatuur. De regelmaat van het preventieve onderhoud is afhankelijk van de door de Klant gekozen opties, zoals gedefinieerd in de Bijzondere voorwaarden.
4.2 Bij het uitvoeren van de Diensten, zowel preventief als correctief, gebruikt EVERNEX alle commercieel redelijke middelen die redelijkerwijs geschikt zijn om de normale werking van de Apparatuur waarop de Diensten betrekking hebben te handhaven of te herstellen: arbeid, testtoestellen, gereedschap en, indien nodig, levering van reserveonderdelen, nieuw of gelijkwaardig, om de defecte onderdelen van de Apparatuur te vervangen.
4.3 De levering van reserveonderdelen blijft ter beoordeling van EVERNEX in het kader van haar verplichting om de Diensten te leveren. Tenzij anders overeengekomen, zijn de kosten van reserveonderdelen inbegrepen in de tarieven voor de Diensten, zoals beschreven in artikel 4 van de Algemene voorwaarden. De reserveonderdelen die niet binnen de reikwijdte van de Diensten vallen, zoals gedefinieerd in het Contract, zijn niet inbegrepen in het bedrag van de vaste tarieven die betaald moeten worden overeenkomstig artikel 7 hieronder.
4.4 Indien de aanvraag van de Klant het gevolg is van een incident dat niet toe te rekenen is aan de Apparatuur, zal EVERNEX de behandeling van het incident in rekening brengen tegen een uurtarief, gebaseerd op de desbetreffende prijzen die gelden op het moment van de interventie.
4.5 Diensten in het kader van correctief onderhoud worden uitgevoerd binnen de termijnen bepaald in de Bijzondere voorwaarden, afhankelijk van de door de Klant gekozen opties en de ernst van de Storing (Gering, Ernstig of Kritiek).
4.6 De in het Contract beschreven Diensten worden in ieder geval uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening (‘Service Level Agreement’ of ‘SLA’), opgenomen in de Bijzondere voorwaarden of in een afzonderlijk document.
4.7 EVERNEX heeft het recht om een voorafgaande audit uit te voeren op de Apparatuur waarop de Diensten betrekking hebben, met of zonder bezoeken ter plaatse.
4.8 Tenzij anders bepaald in de Bijzondere voorwaarden, bedraagt de implementatietermijn zes (6) weken. Gedurende deze implementatietermijn, die de voorbereidende periode is waarin EVERNEX de middelen verzamelt die nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten (en in het bijzonder de lokale beschikbaarheid verzekert van de reserveonderdelen die overeenstemmen met de configuratie van de Apparatuur van de Klant), zal de door EVERNEX geleverde SLA op ‘Best Efforts’-basis zijn. Tot de Klant alle nodige elementen voor de uitvoering van de Diensten zoals beschreven in artikel 9.7 heeft geleverd, behoudt EVERNEX zich het recht voor om de SLA niet toe te passen.
5 Wijzigingen van Diensten
5.1 Apparatuur die onder de Diensten valt, kan worden toegevoegd aan of verwijderd uit het Contract met instemming van de Partijen. Apparatuur kan uit de dekking van het Contract worden verwijderd met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan EVERNEX van zestig (60) dagen. Servicekosten voor Apparatuur die aan het Contract wordt toegevoegd, worden berekend tegen het op dat moment geldende maand-tarief van EVERNEX.
5.2 In het geval dat de Klant het de hoeveelheid Apparatuur die onder de Diensten valt vermindert, wat resulteert in een vermindering van de jaarlijkse tarieven onder dit Contract van 20% of meer, zal de Klant aan EVERNEX een vergoeding betalen die gelijk is aan 50% van het deel van de tarieven dat overeenkomt met de vermindering van de Apparatuur, dat betaald had moeten worden tot aan de contractuele termijn als de Apparatuur niet verminderd was, niettegenstaande aanvullende vergoedingen die in de Bijzondere voorwaarden uiteengezet zouden kunnen worden.
6 Beperkingen van de reikwijdte van Diensten:
6.1 De volgende diensten zijn uitdrukkelijk uitgesloten van de verantwoordelijkheden van EVERNEX en van de Diensten die onder dit Contract vallen :
i Alle onderhoudsdiensten met betrekking tot software, waaronder in het bijzonder, maar niet beperkt tot, onderhoud aan netwerken of computersystemen zoals softwareprogramma’s, diagnostiek van softwarefouten, nieuwe versies of updates van software of programma’s of stuurprogramma’s of OEM-softwareondersteuning.
ii Elke back-up van gegevens die aan de Klant toebehoren, of onder beheer van de Klant staan, aangezien de Klant verantwoordelijk blijft voor de juiste uitvoering van diens back-ups voorafgaand aan Diensten die door EVERNEX worden uitgevoerd.
iii De technische wijziging van de Apparatuur
iv Het verplaatsen en opnieuw installeren van alle of een deel van de Apparatuur .
v Het herstellen van bestanden in geval van onopzettelijke vernietiging of als gevolg van de aanwezigheid van een virus of als gevolg van een hardwareprobleem in de Apparatuur.
vi Het maken van back-ups van bestanden en data captures.
vii Het onderhoud van modems/ telefoonlijnen.
viii Diensten op het gebied van training, installatie, ondersteuning en assistentie die door EVERNEX kunnen worden voorgesteld in het kader van specifieke contracten voor training, installatie, ondersteuning en assistentie.
ix Elke levering en installatie van firmware.
x Alle ondersteuning met betrekking tot besturingssystemen.
xi Elke interventie met betrekking tot de Apparatuur die niet in de Bijzondere Voorwaarden wordt genoemd.
xii Elke interventie met betrekking tot de Apparatuur waarvoor niet alle relevante informatie die nodig is voor de uitvoering van de Diensten is meegedeeld vóór de ondertekening van het Contract, zoals uiteengezet in artikel 9.7.
xiii Sommige kosten als gevolg van de niet-naleving door de Klant van diens verplichtingen zoals uiteengezet in artikel 9.3 en 9.10, op basis van een vooraf door de Klant aanvaarde offerte.
6.2 Indien niet opgenomen in de Bijzondere Voorwaarden, zijn de hieronder vermelde Diensten uitdrukkelijk uitgesloten van de verantwoordelijkheden van EVERNEX en van de Diensten en tarieven die onder dit Contract vallen. Alle Diensten die in dit artikel 6.2 worden opgesomd, kunnen na de startdatum van het Contract met instemming van de Partijen worden toegevoegd aan de Bijzondere Voorwaarden. Voor deze Diensten zal Evernex extra kosten in rekening moeten brengen nadat de Klant de offerte of de Dienstofferte voor de hieronder genoemde Diensten heeft geaccepteerd. Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, zal EVERNEX haar redelijke commerciële inspanningen aanwenden om de in dit artikel 6.2 genoemde Diensten te leveren zonder toepassing van enige SLA:
i elke diagnose en/of interventie of levering van reserveonderdelen als gevolg van een storing die zich voordeed voor de Looptijd van dit Contract;
ii het toevoegen van een component aan of verwijderen van een component uit de Apparatuur;
iii een technische haalbaarheidsanalyse alvorens een component toe te voegen aan of te verwijderen uit de Apparatuur;
iv het vervangen van onderdelen van de Apparatuur om esthetische redenen, die de goede werking van de Apparatuur niet aantasten.
v Het herstellen van schade, defecten, tekortkomingen of storingen veroorzaakt door een geografische, fysieke of technische omgeving, of door een geplande stroomonderbreking met abrupte stopzetting van de Apparatuur, die niet in overeenstemming is met de instructies en specificaties van de fabrikant of die het gevolg is van:
– het niet naleven van toepasselijke regels en voorschriften, met name in veiligheidsaangelegenheden,
– een ongeluk (inclusief brand en overstromingen) of natuurrampen,
– kwaad opzet, sabotage, diefstal door personeel van de Klant
– een geval van Overmacht, zoals gedefinieerd in Artikel 13 .5 hieronder,
– gebrekkige installatie, gebrekkige elektriciteitsvoorziening van de Apparatuur, gebrekkige temperatuurregeling of plaatselijke vochtigheidsgraad, gebrekkig gebruik, beheer of gebrekkige controle van de Apparatuur door de Klant of diens vertegenwoordigers, of door het gebruik van de Apparatuur voor andere doeleinden dan waarvoor zij bestemd is,
– nalatigheid van de Klant of diens vertegenwoordiger,
– het gebruik van reserveonderdelen die niet voldoen aan de instructies van de fabrikant,
– het toevoegen of aansluiten van Apparatuur, onderdelen of componenten die niet op de lijst van compatibele Apparatuur staan en niet door de fabrikant zijn goedgekeurd,
– een zelfs tijdelijke storing in de toevoer van energie of koeling (door lucht of vloei-stoffen) die nodig is voor de goede werking van de apparatuur,
– de interventie van een derde partij of technische diensten anders dan die van EVERNEX (met inbegrip van de technische dienst van de Klant of diens vertegenwoordiger). Formeel uitgesloten is het onderhoud van Apparatuur die het onderwerp is geweest van (pogingen tot) reparaties, wijzigingen, modificaties, correcties of enige vervorming door de Klant of diens vertegenwoordigers zonder voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van EVERNEX. Dit geldt ook voor elke interventie of reparatie door een derde partij voor onderhoudsdiensten die niet door EVERNEX worden verleend,
– van storingen die van invloed zijn op of het gevolg zijn van de Apparatuur, servers, exploitatiesystemen, accessoires, kantoorbenodigdheden, verbruiksartikelen (inclusief batterijen, cartridges enz.) van de Klant die niet door EVERNEX zijn geleverd,
vi De verificatie, controle en naleving van geldende regels en voorschriften of OEM-aanbevelingen of best practices, en van de geografische, fysieke en technische omgeving waarin de Apparatuur zich bevindt.
vii De levering van verbruiksartikelen, met inbegrip van: batterijen, extra tapes en gegevens voor beveiligingsprocedures, of andere accessoires met betrekking tot gegevensondersteuning, zendontvangers enz.
viii De vervanging van flashopslag, ongeacht het formaat (SSD-schijven, Flash-module, Flash Accelerator, SD-kaart), waarvan het maximale aantal schrijfcycli is bereikt volgens de specificaties van de oorspronkelijke verkoper.
ix De levering van accessoires of verbruiksartikelen voor printers, zoals onderhoudskits, invoerrollen, inktpatronen, toners, linten, thermische printkoppen, reinigings-kits voor printkoppen en scannerlampen.
x Alle Diensten die op niet-overeengekomen locaties worden geleverd in vergelijking met de Diensten die in de Bijzondere Voorwaarden voor preventief onderhoud worden genoemd of die onder de door de Klant afgenomen Diensten vallen.
xi De vervanging van een extra PCI-kaart (grafische kaart, GPGPU-kaart, raid-kaart, flash-kaart) die niet gemeld is in de offertefase voorafgaand aan het afsluiten van dit Contract.
xii Prestatieanalyse wanneer er geen hardwareprobleem is geïdentificeerd.
6.3 Elke Dienst (ad hoc of terugkerend) die niet is opgenomen in de initiële omvang van Diensten zoals beschreven in het Contract en die verder door de Klant aan EVERNEX zou worden toevertrouwd, zal door EVERNEX in rekening worden gebracht tegen de op dat moment geldende tarieven voor dergelijke Diensten. Elke Dienst die niet is opgenomen in de initiële omvang van het Contract, zal onderworpen zijn aan een aanvullende offerte of Dienstofferte verstrekt door EVERNEX en schriftelijk aanvaard door de Klant. Elke bijkomende Dienst die terugkerend wordt en dus de initiële omvang van het Contract wijzigt, zal door verwijzing worden opgenomen in de omvang van het Contract door middel van een amendement voor de dan resterende duur van het Contract.
6.4 De levering van Diensten houdt geen overdracht in van knowhow, technologie of gelijkaardige rechten, al dan niet beschermd door intellectuele eigendomsrechten onder de toepasselijke wetgeving, van EVERNEX aan de Klant.
7 Tarieven:
7.1 Diensten uitgevoerd door EVERNEX in het kader van het Contract worden vergoed tegen vaste en forfaitaire tarieven, waarvan het bedrag en de betalingsmodaliteiten zijn vastgelegd in de Bijzondere voorwaarden en in de onderstaande bepalingen, met uitzondering van situaties waarin aanvullende tarieven in rekening kunnen worden gebracht in overeenstemming met het Contract. Tenzij anders bepaald, moet elke vermelding van tarieven worden opgevat als “zonder belastingen op de toegevoegde waarde” en moeten dergelijke belastingen tegen het toepasselijke tarief door de Klant worden gedragen.
7.2 Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, kunnen de tarieven van EVERNEX elk semester varieren op 1 januari en 1 juli. Dergelijke tariefwijzigingen zullen plaats vinden nadat EVERNEX de andere Partij hiervan in kennis heeft gesteld uiterlijk 1 maand voordat de tariefwijziging van kracht wordt.
De tarieven zullen worden aangepast met inachtneming van de variatie van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) zoals gepubliceerd door het CBS.
De toegepaste indexeringsformule luidt als volgt
F = F1 (S1/S)
Waarbij:
F = herzien tarief
F1 = tarief vóór herziening.
S = voor de 1e herziening is dit de waarde van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) op de datum van inwerkingtreding van het Contract; voor daaropvolgende herzieningen is dit de waarde van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) op de datum van de vorige herziening.
S1 = waarde van de laatst gepubliceerde index op de datum van de tariefwijziging. Als de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) wegvalt, zullen de Partijen een nieuwe index kiezen. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, kiest de bevoegde rechtbank de index die zij het meest geschikt acht.
Hierbij dient opgemerkt te worden dat als een herziening in een semester niet heeft plaatsgevonden, dit EVERNEX er niet van weerhoudt de tarieven in de volgende semesters te herzien.
7.3 In geval van aanzienlijke en door de markt toegelaten wijzigingen in de voorwaarden voor de uitvoering van de Diensten, die de uitvoering van het Contract ervan buitensporig duur en onbillijk voor EVERNEX zouden maken, ondanks de toepassing van de bepalingen van artikel 7.2 hierboven, heeft EVERNEX het recht om het bedrag van de tarieven die aan de Klant in rekening worden gebracht te verhogen, om het aan te passen aan het niveau van de werkelijke marktprijs. Deze verhoging zal ten minste één (1) maand voordat deze ingaat aan de Klant worden meegedeeld. Na ontvangst van de kennisgeving van EVERNEX over de verhoging van de tarieven, heeft de Klant één (1) maand de tijd om EVERNEX schriftelijk op de hoogte te stellen van diens bezwaar tegen deze verhoging en van diens beslissing om het Contract te beëindigen, waarbij de beëindiging 60 dagen na de kennisgeving van de Klant aan EVERNEX zal plaatsvinden
7.4 In geval van abnormaal of oneigenlijk gebruik van de Apparatuur, gekenmerkt door een hoog storingspercentage van de Apparatuur, kan EVERNEX op elk moment beslissen om de jaarlijkse tarieven te verhogen die betaald worden in verband met de Diensten overeenkomstig artikel 7.1. Deze verhoging van de tarieven zal ten minste vijftien (15) dagen voordat deze ingaat, aan de Klant worden meegedeeld. Na ontvangst van de kennisgeving van EVERNEX van de bovengenoemde verhoging van de tarieven, heeft de Klant vijftien (15) dagen de tijd om schriftelijk aan EVERNEX mee te delen bezwaar te hebben tegen deze verhoging. Na ontvangst van de weigering van de Klant van deze extra facturering, kan EVERNEX beslissen om het Contract te beëindigen, waarbij de beëindiging van zestig (60) dagen na de kennisgeving van EVERNEX aan de Klant van kracht zal worden, in overeenstemming met artikel 3.6.
8 Betalingsmodaliteiten – Boetes:
8.1 Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, dienen onderhoudstarieven jaarlijks vooruit te worden betaald.
8.2 Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, zijn betalingen verschuldigd uiterlijk dertig (30) dagen na de datum waarop de factuur is verstrekt. EVERNEX behoudt zich het recht voor onmiddellijke betaling en/of betalingsgaranties te eisen als wanbetaling of de financiële situatie van de Klant dit rechtvaardigen.
8.3 De wettelijke rente zoals van toepassing op handelsovereenkomsten (“wettelijke handelsrente”) wordt automatisch toegepast op achterstallige bedragen na de hierboven vermelde termijnen tot de datum van volledige betaling, onverminderd enige bijkomende schadevergoeding.
8.4 Elke Klant met een betalingsachterstand, is automatisch, naast de rente, een forfaitaire vergoeding voor incassokosten verschuldigd ten bedrage van veertig (40) euro. Als de incassokosten hoger zijn dan dit forfaitaire bedrag, heeft EVERNEX het recht om een aanvullende schadeloosstelling te eisen.
8.5 Deze schadevergoedingen en schadeloosstellingen zijn verschuldigd op eerste verzoek van EVERNEX.
8.6 In geval van niet-betaling door de Klant van een op de factuur vermelde betalingstermijn, om redenen die niet te wijten zijn aan EVERNEX, wordt de volledige prijs van de Diensten van rechtswege en onmiddellijk opeisbaar, evenals elk bedrag dat nog verschuldigd zou zijn.
8.7 Het niet betalen van een verschuldigde factuur binnen zestig (60) dagen na de betalingsdatum van de factuur geeft EVERNEX het recht, zonder voorafgaande kennisgeving, de Diensten te annuleren of op te schorten totdat alle uitstaande bedragen volledig zijn betaald, inclusief bedragen in verband met late betaling. Een dergelijke opschorting of annulering zal geen korting of terugbetaling van de jaarlijkse onderhoudstarieven met zich meebrengen.
8.8 In geval van te late betaling wordt elke betaling die verschuldigd zou zijn voor andere leveringen of diensten onmiddellijk verschuldigd als EVERNEX niet beslist om de betreffende bestellingen te annuleren.
8.9 EVERNEX mag elk voorschot dat de Klant betaald heeft, behouden, onverminderd bijkomende schadevergoedingen of intresten die EVERNEX als rechtsmiddel zou kunnen eisen.
8.10 Facturen kunnen worden betwist binnen zestig (60) dagen na de datum van verstrekking. Na deze periode worden ze als geaccepteerd beschouwd en kunnen ze niet meer worden betwist. Er wordt geen korting gegeven in geval van vooruitbetaling.
9 Verplichtingen van de Klant:
Tijdens de uitvoering van het Contract zal de Klant, op eigen kosten:
9.1 De Apparatuur hosten in een geografische, fysieke en technische omgeving die voldoet aan de geldende voorschriften, met inbegrip van de omgevingsbeperkingen (temperaturen, vochtigheidsniveaus enz.) en de instructies van de fabrikant;
9.2 De Apparatuur op een normale en redelijke manier gebruiken en in overeenstemming met de goede praktijken in de IT-sector en in het beroep van de Klant
9.3 Vertegenwoordiger(s) van EVERNEX vrije toegang verlenen tot de Apparatuur en faciliteiten tijdens onderhoudsuren en ervoor zorgen dat elke interventie kan plaatsvinden in overeenstemming met de geldende regels en voorschriften, met name voor veiligheidsaangelegenheden. De SLA zal niet van toepassing zijn totdat aan deze voorwaarde is voldaan door de Klant. In het geval dat de vertegenwoordiger(s) van EVERNEX niet in staat zijn om toegang te krijgen tot de Apparatuur en/of het Fysieke adres, om welke reden dan ook die toe te schrijven is aan de Klant, behoudt EVERNEX zich het recht voor om de Klant de reis- en mobilisatiekosten van deze vertegenwoordigers in rekening te brengen, op basis van een offerte die vooraf geaccepteerd is door de Klant;
9.4 Ervoor zorgen dat ten minste één van zijn werknemers of vertegenwoordigers aanwezig is tijdens elke onderhoudsinterventie door EVERNEX en dat de werknemers en vertegenwoordigers van EVERNEX met dezelfde zorg en hetzelfde respect worden behandeld als de werknemers en vertegenwoordigers van de Klant;
9.5 EVERNEX de middelen ter beschikking stellen die nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten: contact met de betreffende technische eenheid bij EVERNEX (per telefoon en computer), levering van elektriciteit, toegang tot internet (via een 4G/5G-netwerktoegang of Wifi verzorgd door de Klant) enz. internettoegang (via een 4G/5G-netwerktoegang of Wifi geleverd door de Klant) enz.;
9.6 Ervoor zorgen dat de Klant vóór elke onderhoudsoperatie alle nodige voorzorgsmaatregelen heeft genomen voor de bescherming en het opslaan van gegevens, programma’s en computerbestanden, en dat de Klant alle maatregelen heeft genomen om de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan te garanderen
De Klant bevestigt op de hoogte te zijn gebracht van de noodzaak om een volledige gegevensback-up uit te voeren vóór elke uitvoering van Diensten van EVERNEX. De Klant zal een back-up maken van alle gegevens, documenten, bestanden, programma’s en andere ondersteunende documenten vóór elke onderhoudsinterventie.
De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de back-up van diens gegevens voorafgaand aan Diensten die door EVERNEX worden uitgevoerd en erkent dat hij als enige verantwoordelijk blijft voor de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens waarvan een back-up wordt gemaakt.
In geen geval zal EVERNEX aansprakelijk zijn voor enig verlies of verslechtering van gegevens of enige verslechtering gerelateerd aan dergelijke gegevens of voor enig verlies van inkomsten, resultaten of zelfs verlies van kansen in dit verband.
9.7 De Klant verbindt zich ertoe om vóór de ondertekening van het Contract aan EVERNEX alle relevante informatie mee te delen die nodig is voor de uitvoering van de Diensten, namelijk:
• Configuraties en/of Systeemlogs;
• Geschiedenis van storingen en incidenten;
• Fysiek adres;
• Toegangsbeperkingen.
9.8 De Klant zal ervoor zorgen dat er geen reparatie of interventie van welke aard dan ook wordt uitgevoerd op de Apparatuur door een andere technische dienst dan de Diensten van EVERNEX;
9.9 De Klant zal in volledige transparantie met EVERNEX samenwerken en EVERNEX alle documenten en informatie verstrekken die nodig zijn voor de goede uitvoering van Diensten;
9.10 De Klant zal de mogelijkheden voor verbinding op afstand met Apparatuur leveren volgens de specificaties van EVERNEX, wanneer dit een absolute voorwaarde is voor de beschikbaarheid van Diensten op bepaalde Apparatuur gedurende het Contract. Er is geen boete met betrekking tot de SLA van toepassing als de Klant niet aan deze voorwaarde heeft voldaan.
9.11 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, behoudt EVERNEX het eigendom van alle vervangen componenten/ onderdelen met betrekking tot de Diensten en is zij formeel gerechtigd deze te behouden na de interventie, met uitsluiting van elk onderdeel dat klantgevoelige gegevens kan bevatten. Als de Klant niet in staat is om te voorzien in verbinding op afstand voor de Apparatuur, zal de controle van de Apparatuur ter plaatse worden uitgevoerd door een of meer vertegenwoordigers van EVERNEX. EVERNEX behoudt zich het recht voor de Klant te factureren voor de reis- en mobilisatiekosten van deze vertegenwoordigers, op basis van een vooraf door de Klant geaccepteerde offerte. Deze kosten zullen van toepassing zijn, zelfs als de vertegenwoordigers van EVERNEX niet in staat zijn om toegang te krijgen tot de Apparatuur en/of het Fysieke Adres.
10 Beperking van aansprakelijkheid en garantie:
10.1 Het is uitdrukkelijk begrepen en overeengekomen dat de verplichting van EVERNEX onder dit Contract bestaat uit het zich naar beste vermogen inspannen voor de uitvoering van Diensten, wat geen resultaatsverplichting is. De Klant doet hierbij afstand van elk recht om een vordering in te stellen tegen EVERNEX in geval van schade aan gegevens, het geheugen van de computer of enig ander document, Apparaat of programma dat hij aan EVERNEX heeft toevertrouwd in verband met de Diensten of nadat de werking is hervat na interventie van EVERNEX.
10.2 EVERNEX kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige indirecte schade, gevolgschade, speciale schade, “punitive damage” of exemplarische schade (waaronder in het bijzonder, zoals overeengekomen tussen de Partijen en niet beperkt tot, enig operationeel verlies, verlies van bestanden, programma’s en/of gegevens, gederfde winst, verlies van contracten, verlies van klanten, reputatieschade of verlies van omzet) die mogelijk kan worden geleden door de Klant als gevolg van het niet nakomen door EVERNEX’ van haar verplichtingen met betrekking tot de Diensten en/of de installatie, het gebruik of het niet functioneren van de Apparatuur.
10.3 In alle gevallen is de aansprakelijkheid van EVERNEX voor schade van welke aard dan ook geleden door de Klant, op welke basis dan ook, per gebeurtenis (of reeks van gerelateerde gebeurtenissen) uitdrukkelijk en strikt beperkt tot de onderhoudstarieven die daadwerkelijk door de Klant aan EVERNEX zijn betaald (exclusief BTW en andere belastingen, heffingen enz.) gedurende de drie (3) maanden voorafgaand aan de datum van de gebeurtenis. Daarnaast zal de totale, cumulatieve aansprakelijkheid van EVERNEX met betrekking tot de gehele rechtsverhouding tussen EVERNEX en de Klant, op welke basis dan ook, niet hoger zijn dan de gemiddelde maandelijkse onderhoudstarieven die daadwerkelijk door de Klant aan EVERNEX zijn betaald (exclusief BTW en andere belastingen, heffingen enz.) vermenigvuldigd met twaalf (12).
10.4 Elke vordering tegen EVERNEX moet worden ingediend binnen zes (6) maanden vanaf de datum waarop de oorzaak van deze vordering bekend is of bekend had moeten zijn bij de Klant.
10.5 Niets in deze Algemene voorwaarden is bedoeld om aansprakelijkheid uit te sluiten die voortvloeit uit opzet of grove schuld van de tot de bedrijfsleiding behorende leidinggevende ondergeschikten van EVERNEX.
11 Vertrouwelijkheid:
11.1 Zowel de Klant als EVERNEX erkennen dat alle informatie, gegevens en zakelijke documentatie van welke aard dan ook, methoden, knowhow, broncodes, productieprocessen die door de Klant of EVERNEX in het kader van dit Contract worden gebruikt of geïmplementeerd, het exclusieve eigendom van elke Partij zijn en blijven en strikt vertrouwelijk zullen worden behandeld.
11.2 Dientengevolge verplicht iedere Partij zich om dergelijke informatie, gegevens en documentatie niet aan derden bekend te maken en/of deze niet voor eigen rekening of ten behoeve van derden te exploiteren zonder voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de andere Partij. Alle broncodes en fabricageprocessen die door de Klant of EVERNEX in het kader van dit Contract worden gebruikt of ingevoerd, zijn en blijven het exclusieve eigendom van de respectievelijke partij of een licentie verlenende derde partij en zullen strikt vertrouwelijk worden gehouden.
11.3 Elke Partij verbindt zich ertoe de andere Partij op diens eerste verzoek alle informatie, gegevens en documentatie terug te geven die zij van de andere Partij heeft ontvangen in het kader van dit Contract.
11.4 Elke Partij zorgt ervoor dat haar commerciële partners, werknemers of vertegenwoordigers zich houden aan een geheimhoudingsplicht die gelijkwaardig is aan de geheimhoudingsplicht in dit Contract en vrijwaart en stelt de andere Partij schadeloos voor elke schending van deze geheimhoudingsplicht door commerciële partners, werknemers of vertegenwoordigers.
11.5 Deze geheimhoudingsverplichting blijft van kracht na beëindiging van de contractuele relaties tussen de Partijen en is bindend voor beide Partijen tot: (i) vijf jaar na de ingangsdatum van het Contract, of tot het einde van de Looptijd van het Contract, afhankelijk van welke periode het langst is, of (ii) de datum waarop gerelateerde informatie, gegevens en/of documenten openbaar worden.
12 Niet in dienst nemen:
Tenzij anders bepaald door de toepasselijke wetgeving, verbindt de Klant zich ertoe om tijdens de Looptijd van het Contract en voor een duur van één (1) jaar vanaf de beëindiging of stopzetting ervan om welke reden dan ook, geen enkele werknemer, onafhankelijke aannemer of onderaannemer van EVERNEX direct of indirect te werven, in dienst te nemen, te werk te stellen of aan te stellen zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke goedkeuring van EVERNEX. In geval van schending van deze verplichting zal de Klant aan EVERNEX een forfaitair bedrag betalen dat gelijk is aan het brutosalaris of de tarieven zonder BTW die EVERNEX gedurende de laatste twaalf (12) maanden aan de betreffende werknemer of onafhankelijke contractant heeft betaald.
13 Diversen:
13.1 Wijzigingen: EVERNEX mag van tijd tot tijd en met inachtneming van de toepasselijke wetgeving wijzigingen aanbrengen in de Algemene voorwaarden, op voorwaarde dat dergelijke wijzigingen van kracht worden dertig (30) dagen nadat de gewijzigde Algemene voorwaarden aan de Klant zijn meegedeeld. Tenzij in de Algemene voorwaarden anders is bepaald, zal een wijziging van de Bijzondere voorwaarden alleen het gevolg zijn van een schriftelijke wijziging die door beide Partijen is ondertekend.
13.2 Scheidbaarheid: Indien een clausule van het Contract onwettig of nietig wordt verklaard door een bevoegde rechtbank volgens de wet die van toepassing is op dit Contract, zal deze clausule als gewijzigd worden beschouwd om zoveel mogelijk de oorspronkelijke en gemeenschappelijke intentie van de Partijen weer te geven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waarbij de andere contractuele bepalingen volledig van kracht blijven.
13.3 Verklaring van afstand: Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat nalatigheid of vertraging van een Partij bij het inroepen van enige bepaling van het Contract niet zal gelden als een verklaring van afstand daarvan. Elke verklaring van afstand van een bepaling hiervan dient in ieder geval het voorwerp te zijn van een schriftelijke wijziging die door beide Partijen is ondertekend.
13.4 Overdracht van Contract: Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de Klant zijn rechten en verplichtingen onder dit Contract niet zal cederen of overdragen zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van EVERNEX. Dit zal goederenrechtelijk effect hebben. Voor alle duidelijkheid, de eerste zin heeft niet tot doel de overdraagbaarheid of verpandbaarheid van geldvorderingen die voortvloeien uit de uitoefening van een beroep of bedrijf als bedoeld in artikel 3:83 lid 3 BW uit te sluiten.
13.5 Overmacht: Elke Partij wordt niet geacht in gebreke te zijn wanneer de nakoming van haar verplichtingen is vertraagd, verstoord of verhinderd door een geval van overmacht buiten haar redelijke controle, haar leveranciers of dienstverleners (‘Overmacht’). Als gebeurtenissen van overmacht die de niet-nakoming van haar verplichtingen rechtvaardigen, worden met name beschouwd: elke oorzaak buiten haar controle, waaronder maar niet beperkt tot, brand, stakingen, overstromingen, epidemieën, natuurrampen, quarantainebeperkingen, oorlogen, transportstoringen, tekorten aan arbeidskrachten, grondstoffen of productiemiddelen. Alle kosten als gevolg van een geval van Overmacht worden gedragen door de andere Partij.
13.6 Relatie: Bij de uitvoering van het Contract worden beide Partijen geacht te handelen in de hoedanigheid van onafhankelijke contractant ten opzichte van de ander. Geen van de Partijen zal worden beschouwd als partner van of joint venture met de andere Partij, en de werknemers en vertegenwoordigers van de ene Partij die betrokken zijn bij de uitvoering van Diensten in het kader van dit Contract zullen niet worden beschouwd als werknemers of vertegenwoordigers van de andere Partij.
13.7 Onderaanneming: EVERNEX heeft het recht om de uitvoering van zijn verplichtingen onder het Contract uit te besteden.
13.8 Referenties: Elke Partij is gemachtigd om de referentie van de andere Partij te noemen in haar commerciële of marketingmaterialen en publicaties.
Bovendien verleent de Klant aan EVERNEX het recht om gedurende de Looptijd van dit Contract zijn naam en logo (de ‘Referenties ‘ ) op de websites van Evernex en/of op verkoopbevorderende materialen te gebruiken, tenzij de Klant EVERNEX op elk moment gedurende de Looptijd van dit Contract schriftelijk meedeelt dat hij het gebruik van de Referenties weigert.
13.9 Taal: Deze Algemene voorwaarden zijn zowel in het Nederlands als in het Engels opgesteld. In het geval van een discrepantie tussen de Nederlandse en de Engelse versie, prevaleert de Engelse versie.
14 Toepasselijk recht – Jurisdictie:
14.1 Toepasselijk recht: Op het Contract is Nederlands recht van toepassing. De toepassing van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken, gesloten te Wenen op 11 april 1980, is formeel uitgesloten.
14.2 Jurisdictie: alle geschillen, op welke basis dan ook, met betrekking tot de interpretatie of toepassing van het Contract, evenals alle geschillen met betrekking tot de commerciële relaties tussen de Partijen vallen onder de exclusieve jurisdictie van de rechtbanken van het hoofdkantoor van EVERNEX, inclusief in geval van kort geding procedures (‘référés ‘) .
15 Anti -corruptie – anti-omkoping:
15.1 De Klant verklaart en garandeert dat hij bij de uitvoering van het Contract, direct noch indirect, enige handeling zal verrichten waardoor hij de anti-omkopingswetgeving overtreedt of dreigt te overtreden. Voor de doeleinden van deze clausule wordt onder anti-omkopingswetten verstaan de Nederlandse wetten tegen omkoping, beïnvloeding en elke schending van de integriteitsplicht, en alle buitenlandse of nationale anti-omkopingswetten en reglementen die van toepassing zijn in elk land waarin de Klant actief is, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, en elke wet die bedoeld is om het OESO-Verdrag inzake bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties ten uitvoer te leggen (hierna gezamenlijk ‘Anti-omkopingswetten’ genoemd).
15.2 In verband met het Contract en de activiteit die daaruit voortvloeit, zal de Klant geen geld of andere waarde, direct of indirect, betalen, aanbieden, beloven of toestemming geven voor de betaling, aan een overheidsfunctionaris of iemand anders met als doel die persoon of iemand anders ertoe aan te zetten of te belonen voor ongepaste uitvoering van zijn of haar rol of taken; of met als doel een overheidsfunctionaris te beïnvloeden in een beslissing, handeling of uitvoering van zijn of haar officiële rol of functie, inclusief een beslissing om die rol of functie niet uit te voeren, om een derde partij of EVERNEX te helpen bij het verkrijgen of behouden van zakelijk of commercieel voordeel.
15.3 De Klant stemt ermee in dat EVERNEX het recht heeft om, indien zij objectieve redenen heeft om aan te nemen dat een schending van deze clausule heeft plaatsgevonden, en na redelijke schriftelijke kennisgeving, een onderzoek in te stellen om na te gaan of de Klant de Anti-omkopingswetten en deze clausule naleeft. De Klant stemt ermee in volledig mee te werken aan een dergelijk onderzoek en audit.
15.4 De Klant stemt ermee in dat als EVERNEX weet of redelijke gronden heeft om te vermoeden dat de Klant betrokken is of is geweest bij gedrag dat deze clausule schendt, of dat Anti-omkopingswetten schendt of EVERNEX waarschijnlijk zal blootstellen aan een risico van schending van de Anti-omkopingswetten, EVERNEX het Contract onmiddellijk kan beëindigen en schadevergoeding kan eisen van de Klant voor het geleden nadeel.
15.5 De Klant zal EVERNEX onmiddellijk op de hoogte stellen van elke schending van de Anti-omkopingswetten waarvan hij op de hoogte is of waarvan hij redelijkerwijs kan aannemen dat deze is gepleegd in verband met de transacties die namens EVERNEX zijn aangegaan. EVERNEX is niet aansprakelijk voor claims die voortvloeien uit of verband houden met de onwettige activiteit of claims die stellen dat de Klant onwettig heeft gehandeld, ongeacht de aard of locatie van dergelijke activiteit. De Klant zal EVERNEX ook vrijwaren en EVERNEX zal niet aansprakelijk zijn voor enige schade, boetes, sancties en/of kosten van welke aard dan ook die het gevolg zijn van enige claim, rechtszaak of onderzoek die voortvloeit uit of verband houdt met een schending van deze clausule door de Klant.
16 Internationale handelssancties – Exportcontroles:
16.1 De Klant garandeert op permanente basis dat hijzelf en diens klanten die Diensten ontvangen, zullen voldoen aan wetten en voorschriften op het gebied van import, export-controle en economische sancties, met inbegrip van (maar niet beperkt tot die van de Verenigde Naties, de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie (inclusief Frankrijk)) die de export, wederuitvoer of overdracht van producten, technologie, diensten of gegevens, direct of indirect, naar of voor bepaalde landen, eindgebruiken of eindgebruikers verbieden of beperken.
16.2 De Klant zal EVERNEX voorzien van informatie over zijn klanten, producten en/of diensten die nodig is voor de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van export en sancties. Niet-naleving van deze bepalingen kan, naar redelijk oordeel van EVERNEX, leiden tot onmiddellijke beeindiging en/of opschorting, geheel of gedeeltelijk, van dit Contract, met ingang na kennisgeving door EVERNEX.
17 Wijziging van de Algemene voorwaarden
EVERNEX behoudt zich het recht voor om deze Algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen en bij te werken. De versie van de Algemene voorwaarden die bindend is voor de Klant, is de versie die van kracht is op het moment dat de Klant een Bestelling plaatst.
18 Data protection:
18.1 In het kader van de uitvoering van haar Diensten kan EVERNEX persoonsgegevens verzamelen en verwerken namens de Klant.
18.2 In dit verband wordt tussen de Partijen overeengekomen dat EVERNEX, voor zover nodig, zal worden gekwalificeerd als een verwerker (“data processor”) en de Klant als een verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) in de zin van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (‘AVG’).
18.3 De Diensten van EVERNEX zijn daarom onderworpen aan Bijlage “Gegevensbeschermingsovereenkomst” wanneer de AVG van toepassing is. Beide Partijen zullen voldoen aan alle dwingende regels en voorschriften met betrekking tot data privacy die van toepassing zijn op het Contract en de Diensten.
BIJLAGE – GEGEVENSBESCHERMINGSOVEREENKOMST
1. Doel
Bij het verlenen van de Diensten die onder dit Contract vallen, verwerkt EVERNEX persoonsgegevens namens de Klant en verbindt EVERNEX zich ertoe de bepalingen van deze BIJLAGE na te leven.
2. Definities
Tenzij anders vermeld, zijn de definities in de AVG volledig van toepassing op deze BIJLAGE.
3. Toepassingsgebied
Voor de uitvoering van de onder het Contract vallende Diensten, zal de Klant Evernex voorzien van de noodzakelijke informatie die nodig is voor de juiste uitvoering van deze BIJLAGE.
Tussen Partijen wordt overeengekomen dat EVERNEX door de Klant gemachtigd is om de volgende persoonsgegevens te verwerken:
– Identificatiegegevens: achternaam, voornaam, e-mailadres, contactgegevens;
– Gegevens met betrekking tot professionele activiteiten, functietitel;
– Klantgegevens voor toegang tot het portaal, indien van toepassing;
– Geschiedenis van uitwisselingen tussen Klant en klantenservice.
Dergelijke persoonlijke gegevens kunnen zowel betrekking hebben op de werknemers van de Klant als op diens eindklanten.
4. Instructies van de Klant
EVERNEX verbindt zich ertoe persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant.
De instructies zijn gebaseerd op de Diensten die onder dit Contract worden verleend. De Klant is verantwoordelijk voor het schriftelijk documenteren van eventuele aanvullende instructies met betrekking tot de verwerking van de gegevens door EVERNEX.
Indien EVERNEX van mening is dat een instructie een schending vormt van de AVG of een toepasselijke wet inzake gegevensbescherming, zal zij de Klant hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen.
5. Verplichtingen van de Verwerker
Geheimhouding. EVERNEX verbindt zich ertoe dat alle personen die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens van de Klant te verwerken, onderworpen zijn aan geheimhoudingsovereenkomsten
Samenwerking en ondersteuning. EVERNEX verbindt zich ertoe samen te werken met en ondersteuning te bieden aan de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen om te voldoen aan de verplichtingen inzake de beveiliging van de verwerking.
EVERNEX kan worden verplicht om redelijke ondersteuning en medewerking te verlenen om te voldoen aan de verplichting van de Klant om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“data protection impact assessment”) uit te voeren binnen de grenzen van de persoonsgegevens die worden gebruikt om de Diensten van dit Contract te leveren en voor zover de Klant niet anderszins toegang heeft tot de relevante informatie.
Bovendien, in het geval dat EVERNEX een verzoek ontvangt om rechten uit te oefenen van een betrokkene, zal een dergelijk verzoek zo snel mogelijk na ontvangst van een dergelijk verzoek worden doorgestuurd naar de Klant, zodat de Klant te zijner tijd kan reageren.
EVERNEX is niet verantwoordelijk voor het verstrekken van een antwoord aan de betrokkene.
Beveiligingsmaatregelen. EVERNEX heeft een informatiebeveiligingsprogramma ontwikkeld en geïmplementeerd op basis van beleidsregels en normen die zijn ontworpen om aan de huidige industrienormen te voldoen of deze te overtreffen en dat aan de toepasselijke wetgeving voldoet. EVERNEX heeft een beproefd wereldwijd netwerkverbindingsprogramma dat via firewalls de noodzakelijke authenticatie- en autorisatiecontroles biedt voor toegang tot vertrouwelijke gegevens. EVERNEX maakt ook gebruik van geautomatiseerde controletools en scans om de compliance te handhaven. Om gevoelige informatie tijdens de verwerking adequaat te beschermen, vereist EVERNEX het gebruik van cryptografie als gevoelige informatie wordt verzonden via externe, onbeveiligde netwerken of draadloos wordt verzonden. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, e-mail, instant messaging en webverkeer. Gevoelige informatie die is opgeslagen op draagbare of verwijderbare apparaten die onderweg zijn tussen een vestiging van EVERNEX of een leverancier en een andere fysieke locatie, moet worden gecodeerd. Voordat gebruikersaccounts worden aangemaakt of gewijzigd, moeten werknemers van EVERNEX toestemming van het management hebben. Alle aanvragen voor gebruikersaccounts worden naar behoren ingevuld, geautoriseerd en geregistreerd. Accounts mogen geen hogere toegangsprivileges krijgen dan vereist is voor de missie van de gebruiker. Alle accounts worden periodiek gecontroleerd. Het toegangscontrolebeleid voldoet aan de industrienormen (versterken van wachtwoordbeleid, eenmalige aanmelding en implementatie van multifactorauthenticatie). Alle werknemers van EVERNEX zijn verplicht deel te nemen aan het trainingsprogramma voor de gedragscode van EVERNEX. Deze training omvat modules over data privacy, beveiliging en informatieverwerking. Als onderdeel van dit programma zijn regelmatig opfrismodules vereist om de training van werknemers actueel en up-to-date te houden. Alle wijzigingen aan de informatiesystemen van EVERNEX volgen formele wijzigingscontroleprocedures om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde wijzigingen worden vrijgegeven voor productie. Alle beveiligingsrelevante gebeurtenissen en zwakke punten moeten zo snel mogelijk worden geïdentificeerd, gerapporteerd en effectief worden aangepakt. Als er een beveiligingsincident of zwak punt wordt ontdekt, moet dit onmiddellijk en zonder vertraging via de juiste kanalen worden gemeld. EVERNEX onderhoudt een wereldwijd bedrijfscontinuïteitsprogramma om naadloze service te kunnen bieden aan klanten over de hele wereld.
Data inbreuk. In het geval van een inbreuk op de persoonsgegevens die door EVERNEX in het kader van het Contract worden verwerkt, zal EVERNEX de Klant binnen maximaal achtenveertig (48 ) uur na de ontdekking van de inbreuk op de hoogte stellen.
EVERNEX zal de Klant voorzien van alle relevante documentatie om de relevante toezichthoudende autoriteit van een dergelijke inbreuk op de hoogte te stellen.
Waar nodig zal EVERNEX alle noodzakelijke maatregelen nemen om de gevolgen van een dergelijke inbreuk te beperken en de Klant hiervan op de hoogte stellen.
6. Verplichtingen Verwerkingsverantwoordelijke
De Klant verklaart en garandeert dat hij zal voldoen aan al zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG en aan alle toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming onder deze BIJLAGE.
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en integriteit van de persoonsgegevens die onder deze BIJLAGE aan EVERNEX worden verstrekt.
De Klant verzekert EVERNEX dat hij over alle rechten beschikt met betrekking tot de persoonsgegevens die onder deze BIJLAGE vallen of, bij gebreke daarvan, dat hij over alle noodzakelijke autorisaties beschikt.
De Klant verplicht zich EVERNEX op de hoogte te stellen van elke wijziging in zijn verwerking van persoonsgegevens die van invloed kan zijn op de uitvoering en naleving van deze Bijlage door EVERNEX.
7. Sub-verwerkers
EVERNEX heeft het recht om onderaannemers aan te stellen om alle of een deel van de diensten waarin deze Overeenkomst voorziet uit te voeren.
EVERNEX zal een schriftelijk contract afsluiten met elke volgende verwerker en zal ervoor zorgen dat deze dezelfde garanties biedt als die in deze BIJLAGE.
EVERNEX blijft ten opzichte van Klant volledig aansprakelijk voor de handelingen van haar verwerker.
EVERNEX zal de Klant informeren over elke verwachte wijziging betreffende de toevoeging of vervanging van een verwerker, waarbij de Klant de mogelijkheid krijgt om bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen. Dergelijke bezwaren moeten voor EVERNEX gerechtvaardigd zijn, zoals het bestaan van een lopend geschil of een mogelijk belangenconflict.
7.1 Overdracht van persoonsgegevens
Indien EVERNEX, in het kader van haar Diensten, persoonsgegevens van de Klant doorgeeft buiten de Europese Economische Ruimte, en na een succesvolle DTIA te hebben uitgevoerd, zullen deze alleen worden verwerkt door subverwerkers die:
– gevestigd zijn in een derde land of gebied dat door de Europese Commissie erkend is als land of gebied met een passend beschermingsniveau of
– standaard contractuele clausules met EVERNEX zijn aangegaan of
– andere passende door de wet erkende waarborgen hebben geïmplementeerd, zoals bindende bedrijfsregels.
8. Audit
Tijdens de uitvoering van het Contract, binnen de limiet van één (1) keer per contractueel jaar, heeft de Klant het recht om, op eigen kosten, over te gaan tot een audit om de conformiteit te controleren van de Diensten die onder deze BIJLAGE door EVERNEX namens hem worden uitgevoerd.
De audit kan worden uitgevoerd door de Klant of door tussenkomst van een gerenommeerde onafhankelijke auditor die niet concurreert met de bedrijfsactiviteiten van EVERNEX.
In geval van tussenkomst van een derde auditor, zal deze door de Klant worden gekozen en onderworpen zijn aan voorafgaande aanvaarding door EVERNEX. De derde auditor moet over de vereiste professionele kwalificaties beschikken en onderworpen zijn aan een geheimhoudingsovereenkomst.
De startdatum, duur en omvang van de audit zullen wederzijds worden overeengekomen door de Partijen met een minimum van dertig (30) werkdagen voorafgaand aan de voorgestelde startdatum van de audit.
De audit mag alleen worden uitgevoerd tijdens de kantooruren van EVERNEX (9:00 tot 18:00 uur, maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van wettelijke feestdagen) en op een manier die de bedrijfsvoering van EVERNEX niet verstoort. Behalve voor legitieme en dwingende redenen, zal de duur van de audit niet langer zijn dan vijf (5) werkdagen.
De audit omvat geen toegang tot systemen, informatie of gegevens die geen verband houden met de verwerking in het kader van het Contract.
De Klant verbindt zich ertoe alle kosten te dekken die de audit met zich meebrengt, met inbegrip van maar niet beperkt tot de tarieven van de auditor, en zal EVERNEX vergoeden voor alle uitgaven en kosten die deze audit met zich meebrengt, met inbegrip van de tijd die aan de audit besteed werd op basis van het gemiddelde uurtarief van het personeel van EVERNEX dat aan de audit meegewerkt heeft.
EVERNEX verbindt zich ertoe om met de Klant of een aangestelde derde auditor samen te werken bij de uitvoering van hun opdrachten.
Een auditrapport zal naar EVERNEX gestuurd worden, die het recht heeft om binnen tien (10) dagen hierop te reageren.
De Partijen erkennen dat alle rapporten en informatie verkregen in de loop van deze audit strikt vertrouwelijk zijn
9. Einde van het Contract
Aan het einde van het Contract, of op uitdrukkelijk verzoek van de Klant, verbindt EVERNEX zich ertoe alle persoonsgegevens in haar bezit te wissen of terug te geven en over te gaan tot de definitieve verwijdering ervan, onder voorbehoud van de archiverings- en anonimiseringsprocessen die kunnen worden toegepast op persoonsgegevens, alsook van de wettelijke en/of reglementaire verplichtingen die het bewaren van deze persoonsgegevens opleggen
De kosten in verband met de teruggave van persoonsgegevens zijn voor rekening van de Klant en zullen het onderwerp zijn van een specifieke offerte, die zal worden vastgesteld op basis van het volume van de gegevens die bestaan op de datum van de aanvraag tot teruggave.
Na teruggave verplicht EVERNEX zich geen enkele kopie te bewaren en de vernietiging ervan te certificeren.
10. Contact
De contactpersoon voor de functionaris voor gegevensbescherming van de klant of de afdeling die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens kan worden gecontacteerd op het volgende adres:
[nader in te vullen]
De functionaris voor gegevensbescherming van EVERNEX of de afdeling die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonlijke gegevens kan worden gecontacteerd op het volgende adres:
data.officer@evernex.com
Neem contact op!