Algemene Voorwaarden IT-onderhoud

– LAATSTE UPDATE IN JANUARI 2026

1.    Afdwingbaarheid van de Algemene voor- waarden:

• De Klant heeft de mogelijkheid om, naast de aanschaf van Apparatuur van EVERNEX, met EVERNEX een onderhoudscontractaf te sluiten waarvan de algemene voorwaarden (hierna de ‘Algemene voorwaarden‘) hieronder zijn gede-
• Elk abonnement voor preventief en/of cor- rectief hardwareonderhoud (hierna de ‘Diensten‘ genoemd) wordt uitdrukkelijk en uit- sluitend geregeld door deze Algemene voor- waarden die deel uitmaken van het Contract (zoals hieronder gedefinieerd).
• Het bestellen van Diensten impliceert voor de Klant volledige en onvoorwaardelijke aan- vaarding van deze Algemene Het feit dat EVERNEX de bepalingen van de Bestel- ling van de Klant en/of enige andere documen- tatie met enige juridische waarde op een be- paald moment niet aanvecht, kan niet worden geïnterpreteerd als een afstandsverklaring om zich in een later stadium op deze Algemene voorwaarden te beroepen.
• Deze Algemene voorwaarden vormen, sa- men met de Bijzondere voorwaarden, het con- tract dat de relatie tussen de partijen regelt (hierna het ‘Contract’). In geval van tegenstrij- digheden of interpretatieproblemen tussen de Algemene voorwaardenen de Bijzondere voor- waarden, prevaleren de Bijzondere voorwaar- den. Het Contract is het enige document dat de relatie tussen de Partijen met betrekking tot de Diensten regelt en het heeft voorrang op alle aankoopvoorwaarden van de Klant.

2.   Definities:

In het kader van deze Algemene voorwaarden hebben de volgende termen, ongeacht of ze in enkelvoud of meervoud worden gebruikt, de onderstaande betekenis:

• ‘Toegangsbeperking’: identificatie van alle middelen en/of autorisaties die nodig zijn om toegang te krijgen tot een Fysiek adres of spe- cifieke gebieden binnen het Fysieke adres om

de Diensten te verlenen, zoals veiligheidsmach- tigingen, certificeringen, persoonlijke badges enz.

• ‘Klant‘: elke koper van de Diensten of elke af- nemer van de Klant die profiteert van Diensten geleverd door EVERNEX.
• ‘Configuratie‘: een document waarin voor alle Apparatuur elk component en zijn technische en/of commerciële referenties worden opge-
• ‘Kritieke storing’: storing die het gebruik van een essentiële functie van de Apparatuur volle- dig belemmert.
• Storing: elke disfunctie of non-conformiteit van de Apparatuur in vergelijking met de referentie- documentatie, die het normalegebruik van alle of een deel van de functies van de Apparatuur belemmert, of die een onnauwkeurig resultaat of een ongepastebehandeling veroorzaakt, ter- wijl de Apparatuur door de Klant wordt bediend in overeenstemming met zijn documentatie en
• ‘Apparatuur‘: IT-apparatuur of de elementen van IT-apparatuur van de Klant waarop de Diensten betrekking hebben.
• ‘EVERNEX‘: EVERNEX  IT  SERVICES

NETHERELANDS B.V. of een van haar geli- eerde ondernemingen die een Contract aan- gaat voor het leveren van Diensten aan de Klant.

• ‘Geschiedenis van storingen en incidenten‘: document waarin alle interventies worden ge- identificeerd die gedurende delaatste 12 maan- den voorafgaand aan de ondertekening van het Contract op de Apparatuur zijn uitgevoerd.
• ‘Ernstige storing’: storing die een essentiële functie van de Apparatuur beïnvloedt zonder het gebruik ervan volledig te belemmeren.
• ‘Geringe storing‘: storing die noch Kritiek, noch Ernstig is en die een onderbreking van minder belangrijke of ondersteunende functies van de Apparatuur veroorzaakt.
• ‘Bijzondere voorwaarden‘: alle specifieke voorwaarden die tussen de Partijen zijn over- eengekomen, zoals weergegeven in deDienst- offerte dat bij een Bestelling is gevoegd of waarop uitdrukkelijk naar een Bestelling wordt verwezen; of, indien van toepassing, alle toe- passelijke Scope Of Work (SOW) waarnaar uit- drukkelijk in een Bestelling wordt verwezen.

‘Bestelling‘: elke bestelling van Diensten door een Klant door het versturen van een inkoopor- der naar EVERNEX, verwijzend naar een Dienstofferte die eerder door EVERNEX werd uitgebracht. Om door EVERNEX te worden aanvaard, moet elke Bestelling van een Klant de relevante Dienstofferte van EVERNEX be- vatten, of moet er minstens uitdrukkelijk naar dit relevante Dienstoffertenummer worden verwe- zen. Een door de Klant verstrekte inkooporder zonder het bijgevoegde of genoemde Dienstof- fertenummer kan door EVERNEX niet worden

• ‘Partij(en)‘: EVERNEX en/of de
• ‘Fysiek adres‘: fysieke locatie van Een adres omvat een land, een postcode, een stad, een straat en een nummer.
• ‘Scope Of Work’ of ‘SOW’: elk document dat wordt verstrekt door EVERNEX met een gede- tailleerde beschrijving van de Diensten, die of- wel is bijgevoegd bij een Dienstofferte of wordt verstrekt als een op zichzelf staand document, al naargelang wat van toepassing is.
• ‘Diensten’: preventieve en/of correctieve hardwareonderhoudsdiensten die worden ver- leend door EVERNEX, zoalsgedefinieerd in het Contract .
• ‘Dienstofferte‘ elk document verstrekt door EVERNEX naar aanleiding van een aanvraag van de Klant, waarin de Diensten, devoorwaar- den voor de uitvoering van de Diensten aan de Klant, de vergoedingen voor de Diensten en alle andere specifieke voorwaarden overeengeko- men tussen de Partijen gedetailleerd worden
• ‘Systeemlog‘: het resultaat van systeemop- drachten die zijn uitgevoerd op de Apparatuur en die de onderdelen ervan en hun technische en/of commerciële referenties identificeren en opsommen. Dit omvat ook de gezondheidssta- tus van de verschillende componenten.

3.   Ingangsdatum – Duur – Beëindiging:

• Het Contract wordt van kracht op de in- gangsdatum vermeld in de Bijzondere voor- waarden. Tenzij anders bepaald in de Bijzon- dere Voorwaarden, wordt het Contract afgeslo- ten voor een periode van één (1) jaar, die tel- kens stilzwijgend verlengd wordt met periodes van één (1) jaar, tenzij het Contract minstens drie (3) maanden voor het einde van de aanvan- kelijkecontracttermijn of enige daaropvolgende termijn door een van de Partijen schriftelijk per aangetekende brief met ontvangstbevestiging wordt opgezegd.
• Het Contract kan door een Partij niet worden beëindigd voordat de looptijd is verstreken, ten- zij anders is bepaald in het Contract of in geval van een wezenlijke schending van het Contract die kan worden toegeschreven aan de andere Partij en die niet zou worden verholpen binnen dertig (30) dagen na de voorafgaande schrifte- lijke kennisgeving die per aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de in gebreke blijvende partij is verzonden.
• EVERNEX heeft het recht om het Contract te beëindigen in geval van faillissement, ontbin- ding, volledige of gedeeltelijke stopzetting van de activiteit van de Klant, of in geval van cura- tele, vereffening of gelijkaardige procedure die de Klant treft.
• De Klant heeft ook het recht het Contract te beëindigen, om welke reden dan ook, met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van zestig (60) dagen aan EVERNEX per aangete- kende brief met Een dergelijke beëindiging geeft EVERNEX het recht om een beëindigingsvergoeding te eisen die 20% van de toepasselijke tarieven voor de resterende contractuele periode bedraagt.
• In geval van verhoging van de tarieven, zo- als bepaald in artikel 3 hieronder, kan de Klant het Contract beëindigen, met eenvoorafgaande schriftelijke kennisgeving van zestig (60) dagen, tijdens welke de bestaande tarieven van toe- passing zullen blijven.
• Indien de Klant de verhoging van de toepas- selijke tarieven weigert ten gevolge van een ab- normaal of onaangepast gebruik van de Appa- ratuur, gekenmerkt door een hoge storings- graad van de Apparatuur, zoals voorzien in arti- kel 7.4 hieronder, kan EVERNEX het Contract beëindigen, mits een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van zestig (60) dagen verstuurd per aangetekende brief met ontvangstbevesti- ging, tijdens welke de overeengekomen tarie- ven van toepassing zullen blijven.
• Het beëindigen of verlopen van dit Contract heeft geen invloed op contractuele bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn omhet Contract te laten voortbestaan.
• Om twijfel te voorkomen, verwijst ‘beëindi- ging’ in deze Algemene voorwaarden naar ‘op- zegging ‘, niet naar ‘ontbinding ‘.

4.   Diensten:

• Diensten verleend door EVERNEX omvat- ten, afhankelijk van modaliteiten en opties ge- definieerd in de Bijzondere voorwaarden:
  • een correctief hardwareonderhoud, dat voor EVERNEX bestaat uit het waarborgen, op aan- vraag van de Klant, dat de hardware-integriteit van de Apparatuur waarop het Contract betrek- king heeft, wordt hersteld in geval van een Sto-
  • een preventief hardwareonderhoud, dat voor EVERNEX bestaat uit het waarborgen dat de hardware-integriteit van de Apparatuur waarop het Contract betrekking heeft, onderhouden en geverifieerd Dit kan worden uitgevoerd (i) hetzij doorbezoeken ter plaatse te plannen om de omgeving van de Apparatuur te controleren en visuele controle van de Apparatuur uit te voeren, of (ii) op afstand door middel van sys- teemloganalyse die door de Klant ter beschik- king wordt gesteld of door logging op afstand van de Apparatuur. De regelmaat van het pre- ventieve onderhoud is afhankelijk van de door de Klant gekozen opties, zoals gedefinieerd in de Bijzondere voorwaarden.
• Bij het uitvoeren van de Diensten, zowel preventief als correctief, gebruikt EVERNEX alle commercieel redelijke middelen dieredelij- kerwijs in staat zijn om de normale werking van de Apparatuur waarop de Diensten betrekking hebben te handhaven of te hervatten: arbeid, testtoestellen, gereedschap en, indien nodig, le- vering van reserveonderdelen, nieuw of gelijk- waardig, om dedefecte onderdelen van de Ap- paratuur te vervangen.
• De levering van reserveonderdelen blijft ter beoordeling van EVERNEX in het kader van haar verplichting om de Diensten te leveren. Tenzij anders overeengekomen, zijn de kosten van reserveonderdelen inbegrepen in de tarie-

ven voor de Diensten, zoals beschreven in arti- kel 4 van de Algemene voorwaarden. De reser- veonderdelen die niet in het bereikvan de Dien- sten vallen, zoals gedefinieerd in het Contract, zijn niet inbegrepen in het bedrag van de vaste tarieven die betaald moeten worden overeen- komstig artikel 7 hieronder.

• Indien de aanvraag van de Klant het gevolg is van een incident dat niet toe te schrijven is aan de Apparatuur, zal EVERNEXde behande- ling van het incident in rekening brengen tegen een uurtarief, gebaseerd op de desbetreffende prijzen die gelden op het moment van de inter-
• Diensten in het kader van correctief onder- houd worden uitgevoerd binnen de termijnen bepaald in de Bijzondere voorwaarden, afhan- kelijk van de door de Klant gekozen opties en de ernst van de Storing (Gering, Ernstig of Kri- tiek).
• De in het Contract beschreven Diensten worden in ieder geval uitgevoerd in overeen- stemming met de bepalingen metbetrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening (‘Service Le- vel Agreement’ of ‘SLA’), opgenomen in de Bij- zonderevoorwaarden of in een afzonderlijk do-
• EVERNEX heeft het recht om een vooraf- gaande audit uit te voeren van de Apparatuur waarop de Diensten betrekking hebben, met of zonder bezoeken ter plaatse.
• Tenzij anders bepaald in de Bijzondere voorwaarden, bedraagt de implementatieter- mijn zes (6) Gedurende dezeimplemen- tatietermijn, die de voorbereidende periode is waarin EVERNEX de middelen verzamelt die nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten (en in het bijzonder de lokale beschikbaarheid verzekert van de reserveonderdelen die over- eenstemmen met de configuratie van de Appa- ratuur van de Klant), zal de door EVERNEX ge- leverde SLA op ‘Best Efforts’-basis zijn. Tot de Klant alle nodige elementen voor de uitvoering van de Diensten zoals beschreven in artikel 9.7 heeft geleverd, behoudt EVERNEX zich het recht voor om de SLA niet toe te passen.

5.   Wijzigingen van Diensten

• Apparatuur die onder de Diensten valt, kan worden toegevoegd aan of verwijderd uit het Contract met instemming van de Partijen. Ap- paratuur kan uit de dekking van het Contract

worden verwijderd met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan EVERNEX van zestig (60) dagen. Servicekosten voor Appara- tuur die aan het Contract wordt toegevoegd, worden berekend tegen het op dat moment gel- dende maandtarief van EVERNEX.

• In het geval dat de Klant het de hoeveelheid Apparatuur die onder de Diensten valt vermin- dert, wat resulteert in een vermindering van de jaarlijkse tarieven onder dit Contract van 20% of meer, zal de Klant aan EVERNEX een vergoe- ding betalen die gelijk is aan 50% van het deel van de Vergoedingen dat overeenkomt met de vermindering van de Apparatuur, dat betaald hadmoeten worden tot aan de contractuele ter- mijn als de Apparatuur niet verminderd was, niettegenstaande aanvullende vergoedingen die in de Bijzondere voorwaarden uiteengezet zouden kunnen worden.

6.    Beperkingen van de reikwijdte van Dien- sten:

1. De volgende diensten zijn uitdrukkelijk uit- gesloten van de verantwoordelijkheden van EVERNEX en van de Diensten die onder dit Contract vallen :

• • Alle onderhoudsdiensten met betrek- king tot software, waaronder in het bij- zonder, maar niet beperkt tot, onder- houd aan netwerken of computersys- temen zoals softwareprogramma’s, di- agnostiek van softwarefouten, nieuwe versies ofupdates van software of pro- gramma’s of stuurprogramma’s of OEM-softwareondersteuning.
  • Elke back-up van gegevens die aan de Klant toebehoren, of onder beheer van de Klant staan, aangezien de Klant ver- antwoordelijk blijft voor de juiste uitvoe- ring van diens back-ups voorafgaand aan Diensten die door EVERNEX wor- den uitgevoerd.
  • De technische wijziging van de Appara- tuur
  • Het verplaatsen en opnieuw installeren van alle of een deel van de Apparatuur .
  • Het herstellen van bestanden in geval van onopzettelijke vernietiging of als gevolg van de aanwezigheid van een virus of als gevolg van een hardware- probleem in de Apparatuur.
  • Het maken van back-ups van bestan- den en gegevens .
  • Het onderhoud van modems/ telefoon- lijnen .
  • Diensten op het gebied van training, in- stallatie, ondersteuning en assistentie die door EVERNEX kunnen worden voorgesteld in het kader van specifieke contracten voor training, installatie, on- dersteuning en assistentie .
  • Elke levering en installatie van firm-ware
  • Alle ondersteuning met betrekking tot
  • Elke interventie met betrekking tot de Apparatuur die niet in de Bijzondere Voorwaarden wordt genoemd.
  • Elke interventie met betrekking tot de Apparatuur waarvoor niet alle relevante informatie die nodig is voor de uitvoe- ring van de Diensten is meegedeeld vóór de ondertekening van het Con- tract, zoals uiteengezet in artikel 9.7.
  • Sommige kosten als gevolg van de niet-naleving door de Klant van diens verplichtingen zoals uiteengezet in arti- kel3 en 9.10, op basis van een vooraf door de Klant aanvaarde offerte.

 

2. Indien niet opgenomen in de Bijzondere Voorwaarden, zijn de hieronder vermelde Dien- sten uitdrukkelijk uitgesloten van de verant- woordelijkheden van EVERNEX en van de Diensten en kosten die onder dit Contract val- len. Alle Diensten die in dit artikel 6.2 worden opgesomd, kunnen na de startdatum van het Contract met instemming van de Partijen wor- den toegevoegd aan de Bijzondere Voorwaar- den. Voor deze Diensten zal Evernex extra kos- ten in rekening moeten brengen nadat de Klant deofferte of de Dienstofferte voor de hieronder genoemde Diensten heeft Tenzij anders bepaald in de BijzondereVoorwaarden, zal EVERNEX haar redelijke commerciële in- spanningen aanwenden om de in dit artikel 6.2 genoemde Diensten te leveren zonder toepas- sing van enige SLA:

• elke diagnose en/of interventie of leve- ring van reserveonderdelen als gevolg van een storing die zich voordeed voor de Termijn van dit Contract;
• het toevoegen van een component aan of verwijderen van een component uit de Apparatuur;
• een technische haalbaarheidsanalyse alvorens een component toe te voegen aan of te verwijderen uit de Apparatuur;
• het vervangen van onderdelen van de Apparatuur om esthetische redenen, die de goede werking van de Appara- tuur niet aantasten.
• Het herstellen van schade, defecten, tekortkomingen of storingen veroor- zaakt door een geografische, fysieke of technische omgeving, of door een ge- plande stroomonderbreking met ab- rupte stopzetting van de Apparatuur, die niet in overeenstemming is met de instructies en specificaties van de fabri- kant of die het gevolg is van:

• • het niet naleven van toepasselijke re- gels en voorschriften, met name in vei- ligheidsaangelegenheden,
  • een ongeluk (inclusief brand en over- stromingen) of natuurrampen,
  • kwaad opzet, sabotage, diefstal door personeel van de Klant
  • een geval van Overmacht, zoals ge- definieerd in Artikel 13 .5 hieronder,
  • gebrekkige installatie, gebrekkige elektriciteitsvoorziening van de Appara- tuur, gebrekkige temperatuurregeling of plaatselijke vochtigheidsgraad, gebrek- kig gebruik, beheer of gebrekkige con- trole van de Apparatuur door de Klant of diens vertegenwoordigers, of door het gebruik van de Apparatuur voor an- dere doeleinden dan waarvoor zij be- stemd is,
  • nalatigheid van de Klant of diens ver- tegenwoordiger,
  • het gebruik van reserveonderdelen die niet voldoen aan de instructies van de fabrikant,
  • het toevoegen of aansluiten van appa- ratuur, onderdelen of componenten die niet op de lijst van compatibele appara- tuur staan en niet door de fabrikant zijn goedgekeurd
  • een – zelfs tijdelijke – storing in de toe- voer van energie of koeling (door lucht of vloeistoffen) die nodig is voor de goede werking van de apparatuur,
  • de interventie van een derde partij of technische diensten anders dan die van EVERNEX (met inbegrip van de techni- sche dienst van de Klant of diens verte- genwoordiger). Formeel uitgesloten is het onderhoud van Apparatuur die het onderwerp is geweest van (pogingen tot) reparaties, wijzigingen, modifica- ties, correcties of enige vervorming door deKlant of diens vertegenwoordi- gers zonder voorafgaande en uitdruk- kelijke toestemming van Dit geldt ook voor elke interventie of repa- ratie door een derde partij voor onder- houdsdiensten die niet door EVERNEX worden verleend,
  • van storingen die van invloed zijn op of het gevolg zijn van de Apparatuur, servers, exploitatiesystemen, accessoi- res, kantoorbenodigdheden, verbruiks- artikelen (inclusief batterijen, cartridges enz.) van de Klant die niet door EVERNEX zijn geleverd,

 

• De verificatie, controle en naleving van geldende regels en voorschriften of OEM-aanbevelingen of beste praktij- ken,en van de geografische, fysieke en technische omgeving waarin de Appa- ratuur zich bevindt.
• De levering van verbruiksartikelen, met inbegrip van: batterijen, extra tapes en platen voor beveiligingsprocedures, of andere accessoires met betrekking tot plaatondersteuning, zendontvangers
• De vervanging van flashopslag, onge- acht het formaat (SSD-schijven, Flash- module, Flash Accelerator, SD-kaart), waarvan het maximale aantal schrijfcy- cli is bereikt volgens de specificaties van de oorspronkelijke verkoper.
• De levering van accessoires of ver- bruiksartikelen voor printers, zoals on-derhoudskits, voedingsrollen, inktpatro- nen, toners, linten, thermische printkop- pen, reinigingskits voor printkoppen en scannerlampen.
• Alle Diensten die op niet-overeengeko- men locaties worden geleverd in verge- lijking met de Diensten die in de Bijzon- dere Voorwaarden voor preventief on- derhoud worden genoemd of die onder de door de Klant onderschreven Dien- sten vallen.
• De vervanging van een extra PCI-kaart (grafische kaart, GPGPU-kaart, raid- kaart, flash-kaart) die niet vermeld is in de offertefase voorafgaand aan het af- sluiten van dit Contract.
• Prestatieanalyse wanneer er geen hardwareprobleem is geïdentificeerd.

 

3. Elke Dienst (ad hoc of terugkerend) die niet is opgenomen in de initiële omvang van Dien- sten zoals beschreven in het Contract en die verder door de Klant aan EVERNEX zou wor- den toevertrouwd, zal door EVERNEX in reke- ning worden gebrachttegen de op dat moment geldende tarieven voor dergelijke Diensten. Voor elke Dienst die niet is opgenomen in de initiële omvang van het Contract, zal een aan- vullende offerte of Dienstofferte worden ver- strekt door EVERNEX en die schriftelijk wordt aanvaard door de Klant. Elke bijkomende Dienst die terugkerend wordt en dus de initiële omvang van het Contract wijzigt, zal door ver- wijzing worden opgenomen in de omvang van het Contract door middel van een amendement voor de dan resterende duur van het Contract.

4. De levering van Diensten houdt geen over- dracht in van knowhow, technologie of gelijkaar- dige rechten, al dan niet beschermd door intel- lectuele eigendomsrechten onder de toepasse- lijke wetgeving, van EVERNEX aan de Klant.

7.   Tarieven:

• Diensten uitgevoerd door EVERNEX in het kader van het Contract worden vergoed tegen vaste en forfaitaire tarieven, waarvan het be- drag en de betalingsmodaliteiten zijn vastge- legd in de Bijzondere Voorwaarden en in de on- derstaande bepalingen, met uitzondering van situaties waarin aanvullende tarieven in reke- ning kunnen worden gebracht in overeenstem- ming met het Tenzij anders bepaald, moet elke vermelding van tarieven worden op- gevat als “zonder belastingen op de toege- voegde waarde” en moeten dergelijkebelastin- gen tegen het toepasselijke tarief door de Klant worden gedragen.

• Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, kunnen de tarieven van EVERNEX elk semester variëren op 1 januarien

1 juli. Dergelijke tariefwijzigingen zullen door EVERNEX aan de andere Partij worden mede- gedeeld uiterlijk 1 maand voordat detariefwijzi- ging van kracht wordt.

De tarieven zullen worden aangepast met in- achtneming van de variatie van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) zoals gepubliceerd door het CBS.

De toegepaste indexeringsformule luidt als volgt

F = F1 (S1/S)

Waarbij:

F = herzien tarief

F1 = tarief vóór herziening.

S = voor de 1e herziening is dit de waarde van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) op de datum van inwerkingtreding van het Contract; voor daaropvolgende herzieningen is dit de waarde van de Nederlandse Dienstenprijsindex (DPI) op de datum van de vorige herziening.

S1 = waarde van de laatst gepubliceerde index op de datum van de tariefwijziging. Als de Ne- derlandse Dienstenprijsindex (DPI) wegvalt, zullen de Partijen een nieuwe index kiezen. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, kiest de bevoegde rechtbank de index die zij het meest geschikt acht.

Hierbij dient opgemerkt te worden dat als een herziening in een semester niet heeft plaatsge- vonden, dit EVERNEX er niet vanweerhoudt de tarieven in de volgende semesters te herzien.

• In geval van aanzienlijke en door de markt toegelaten wijzigingen in de voorwaarden voor de uitvoering van de Diensten, diede uitvoering van het Contract ervan buitensporig duur en on- billijk voor EVERNEX zouden maken, ondanks de toepassing van debepalingen van artikel 2 hierboven, heeft EVERNEX het recht om het bedrag van de tarieven die aan de Klant in re- kening worden gebracht te verhogen, om het aan te passen aan het niveau van de werkelijke marktprijs. Deze verhoging zal ten minste één

(1) maand voordat deze ingaat aan de Klant worden meegedeeld. Na ontvangst van de ken- nisgeving van EVERNEX over de verhoging van de tarieven, heeft de Klant één (1) maand de tijd om EVERNEX schriftelijk op de hoogte te stellen van diens bezwaar tegen deze verho- ging en van diens beslissing om het Contract te beëindigen, waarbij de beëindiging 60 dagen na de kennisgeving van de Klant aan EVERNEX zal plaatsvinden.

• In geval van abnormaal of oneigenlijk ge- bruik van de Apparatuur, gekenmerkt door een hoog storingspercentage van de Apparatuur, kan EVERNEX op elk moment beslissen om de jaarlijkse tarieven te verhogen die betaald wor- den in verband met de Diensten overeenkom- stig artikel 1. Deze verhoging van de tarieven zal ten minste vijftien (15) dagen voordat deze ingaat, aan de Klant worden meegedeeld. Na ontvangst van de kennisgeving van EVERNEX van de bovengenoemde verhoging van de tarie- ven, heeft de Klant vijftien (15) dagen de tijd om schriftelijk aan EVERNEX mee te delen be- zwaar te hebben tegen deze verhoging.Na ont- vangst van de weigering van de Klant van deze extra facturering, kan EVERNEX beslissen om het Contract te beëindigen, waarbij de beëindi- ging van zestig (60) dagen na de kennisgeving van EVERNEX aan de Klant zal plaatsvinden, in overeenstemming met artikel 3.6.

8.   Betalingsmodaliteiten – Boetes:

• Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, dienen onderhoudstarieven jaar- lijks vooruit te worden betaald.
• Tenzij anders bepaald in de Bijzondere Voorwaarden, zijn betalingen verschuldigd ui- terlijk dertig (30) dagen na de datumwaarop de factuur is EVERNEX behoudt zich het recht voor onmiddellijke betaling en/of beta- lingsgaranties te eisen alswanbetaling of de fi- nanciële situatie van de Klant dit rechtvaardi- gen.
• De wettelijke handelsrente wordt automa- tisch toegepast op achterstallige bedragen na de hierboven vermelde termijnen tot de datum van volledige betaling, onverminderd enige bij- komende schadevergoeding.
• Elke Klant met een betalingsachterstand, is van rechtswege, naast de rente, een forfaitaire vergoeding voor incassokostenverschuldigd ten bedrage van veertig (40) euro. Als de incas- sokosten hoger zijn dan dit forfaitaire bedrag, heeft EVERNEX het recht om eenaanvullende schadevergoeding te eisen.

• Deze schadevergoedingen en schadeloos- stellingen zijn verschuldigd op eerste verzoek van EVERNEX.
• In geval van niet-betaling door de Klant van een op de factuur vermelde betalingstermijn, om redenen die niet te wijten zijn aan EVERNEX, wordt de volledige prijs van de Diensten van rechtswege en onmiddellijk opeis- baar, evenals elk bedrag dat nog verschuldigd zou zijn.
• Het niet betalen van een verschuldigde fac- tuur binnen zestig (60) dagen na de betalings- datum van de factuur geeft EVERNEX het recht, zonder voorafgaande kennisgeving, de Diensten te annuleren of op te schorten totdat alle uitstaande bedragen volledig zijn betaald, inclusief bedragen in verband met late Een dergelijke opschorting of annulering zal geen korting of terugbetaling van de jaarlijkse onderhoudstarieven met zich meebrengen.
• In geval van te late betaling wordt elke be- taling die verschuldigd zou zijn voor andere le- veringen of diensten onmiddellijk verschuldigd als EVERNEX niet beslist om de betreffende bestellingen te annuleren.
• EVERNEX mag elk voorschot dat de Klant betaald heeft, behouden, onverminderd bijko- mende schadevergoedingen of intresten die EVERNEX als schadeloosstelling zou kunnen
• Facturen kunnen worden betwist binnen zestig (60) dagen na de datum van verstrek- king. Na deze periode worden ze als geaccep- teerd beschouwd en kunnen ze niet meer wor- den betwist. Er wordt geen korting gegeven in geval van vooruitbetaling.

9.   Verplichtingen van de Klant:

Tijdens de uitvoering van het Contract zal de Klant, op eigen kosten:

• De Apparatuur hosten in een geografische, fysieke en technische omgeving die voldoet aan de geldende voorschriften, metinbegrip van de milieubeperkingen (temperaturen, vochtig- heidsniveaus enz.) en de instructies van de fa- brikant;
• De Apparatuur op een normale en redelijke manier gebruiken en in overeenstemming met de goede praktijken in de IT-sectoren in het be- roep van de Klant;

• Vertegenwoordiger(s) van EVERNEX vrije toegang verlenen tot de Apparatuur en facilitei- ten tijdens onderhoudsuren en ervoor zorgen dat elke interventie kan plaatsvinden in over- eenstemming met de geldende regels en voor- schriften, met name voor veiligheidsaangele- genheden. De SLA zal niet van toepassing zijn totdat aan deze voorwaarde is voldaan door de Klant. Inhet geval dat de vertegenwoordiger(s) van EVERNEX niet in staat zijn om toegang te krijgen tot de Apparatuur en/of het Fysieke adres, om welke reden dan ook die toe te schrij- ven is aan de Klant, behoudt EVERNEX zich het recht voor om de Klant de reis- en mobilisatie- kosten van deze vertegenwoordigers in reke- ning te brengen, op basis van een offerte die vooraf geaccepteerd is door de Klant;
• Ervoor zorgen dat ten minste één van zijn werknemers of vertegenwoordigers aanwezig is tijdens elke onderhoudsinterventie door EVERNEX en dat de werknemers en vertegen- woordigers van EVERNEX met dezelfde zorg en hetzelfde respect worden behandeld als de werknemers en vertegenwoordigers van de Klant;
• EVERNEX de middelen ter beschikking stel- len die nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten: contact met de betreffende techni- sche eenheid bij EVERNEX (per telefoon en computer), levering van elektriciteit, toegang tot internet (via een 4G/5G-netwerktoegang of Wifi verzorgd door de Klant) enz.internettoegang (via een 4G/5G-netwerktoegang of Wifi gele- verd door de Klant)enz.;
• Ervoor zorgen dat de Klant vóór elke onder- houdsoperatie alle nodige voorzorgsmaatrege- len heeft genomen voor debescherming en het opslaan van gegevens, programma’s en com- puterbestanden, en dat de Klant alle maatrege- len heeftgenomen om de veiligheid en vertrou- welijkheid ervan te garanderen;

De Klant bevestigt op de hoogte te zijn gebracht van de noodzaak om een volledige gegevens- back-up uit te voeren vóór elke uitvoering van Diensten van EVERNEX. De Klant zal een back-up maken van alle gegevens, documen- ten, bestanden,programma’s en andere onder- steunende documenten vóór elke onderhouds- interventie.

De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de back-up van diens gegevens voorafgaand aan Diensten die door EVERNEX worden uitge- voerd en erkent dat hij als enige verantwoorde- lijk blijft voor de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens waarvan een back-up wordt gemaakt.

In geen geval zal EVERNEX aansprakelijk zijn voor enig verlies of verslechtering van gege- vens of enige verslechtering met betrekking tot dergelijke gegevens of voor enig verlies van in- komsten, resultaten of zelfs verlies van kansen in dit verband.

• De Klant verbindt zich ertoe om vóór de on- dertekening van het Contract aan EVERNEX alle relevante informatie mee tedelen die nodig is voor de uitvoering van de Diensten, namelijk:

• • Configuraties en/of Systeemlogs;
  • Geschiedenis van storingen en inci- denten;
  • Fysiek adres;
  • Toegangsbeperkingen.
• De Klant zal ervoor zorgen dat er geen re- paratie of interventie van welke aard dan ook wordt uitgevoerd op de Apparatuurdoor een an- dere technische dienst dan de Diensten van EVERNEX;
• De Klant zal in volledige transparantie met EVERNEX samenwerken en EVERNEX alle documenten en informatie verstrekken die no- dig zijn voor de goede uitvoering van Diensten; ;
• De Klant zal de mogelijkheden voor verbin- ding op afstand met Apparatuur leveren volgens de specificaties van EVERNEX, wanneer dit een absolute voorwaarde is voor de beschik- baarheid van Diensten op bepaalde Apparatuur binnen de looptijd van het Contract. Er is geen boete met betrekking tot de SLA van toepassing als de Klant niet aan deze voorwaarde heeft vol-
• Tenzij uitdrukkelijk anders overeengeko- men, behoudt EVERNEX het eigendom van alle vervangen componenten/ onderdelen met be- trekking tot de Diensten en is zij formeel gerech- tigd deze te behouden na de interventie, met uit- sluiting van elk onderdeel dat klantgevoelige gegevens kan bevatten. Als de Klant niet in staat is om op afstand verbinding te maken met de Apparatuur, zal de controle van de Appara- tuur ter plaatse worden uitgevoerd door een of meer vertegenwoordigers van EVERNEX. EVERNEX behoudt zich het recht voor de Klant te factureren voor de reis- en mo- bilisatiekosten van deze vertegenwoordigers, op basis van een vooraf door de Klant geaccep- teerde offerte. Deze kosten zullen van toepas- sing zijn, zelfs als de vertegenwoordigers van EVERNEX niet in staat zijn om toegang te krij- gen tot de Apparatuur en/of het Fysieke Adres.

10.   Beperking van aansprakelijkheid en ga- rantie:

• Het is uitdrukkelijk begrepen en overeen- gekomen dat de verplichting van EVERNEX on- der dit Contract bestaat uit het doen van zijn best voor de uitvoering van Diensten, wat geen resultaatsverplichting is. De Klant doet hierbij afstand van elk rechtvan actie tegen EVERNEX in geval van schade aan gegevens, het geheu- gen van de computer of enig ander document, apparaat of programma dat hij aan EVERNEX heeft toevertrouwd in verband met de Diensten of nadat de werking is hervat na interventievan
• EVERNEX kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige indirecte gevolgschade, spe- ciale schade, strafschade of exemplarische schade (waaronder in het bijzonder, zoals over- eengekomen tussen de Partijen en niet beperkt tot, enig operationeel verlies, verlies van be- standen, programma’s en/of gegevens, verlies van winst, contracten, klanten, reputatieschade of omzet) die mogelijk kan worden geleden door de Klant als gevolg van het niet nakomen van EVERNEX’s verplichtingen met betrekking tot de Diensten en/of de installatie, het gebruik of het niet functioneren van de Apparatuur .
• In alle gevallen is de aansprakelijkheid van EVERNEX voor schade van welke aard dan ook geleden door de Klant, op welkebasis dan ook, per gebeurtenis (of reeks van gerelateerde ge- beurtenissen) uitdrukkelijk en strikt beperkt tot de onderhoudstarieven die daadwerkelijk door de Klant aan EVERNEX zijn betaald (exclusief BTW en andere belastingen, heffingen) ge- durende de drie (3) maanden voorafgaand aan de datum van de gebeurtenis. Daarnaast zal de totale, cumulatieve aansprakelijkheid van EVERNEX met betrekking tot de gehele rechts- verhouding tussen EVERNEX en de Klant, op welke basisdan ook, niet hoger zijn dan de ge- middelde maandelijkse onderhoudskosten die daadwerkelijk door de Klant aan EVERNEX zijn betaald (exclusief BTW en andere belastingen, heffingen enz.) vermenigvuldigd met twaalf (12).

• Elke vordering tegen EVERNEX moet wor- den ingediend binnen zes (6) maanden vanaf de datum waarop de oorzaak van deze vorde- ring bekend is of bekend had moeten zijn bij de
• Niets in deze Algemene voorwaarden is bedoeld om aansprakelijkheid uit te sluiten die voortvloeit uit grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van het uitvoerend management van EVERNEX.

11.   Vertrouwelijkheid:

• Zowel de Klant als EVERNEX erkennen dat alle informatie, gegevens en zakelijke docu- mentatie van welke aard dan ook, methoden, knowhow, broncodes, productieprocessen die door de Klant of EVERNEX in het kader van dit Contract worden gebruikt of geïmplementeerd, het exclusieve eigendom van elke Partij zijn en blijven en strikt vertrouwelijk zullen worden be-
• Dientengevolge verplicht iedere Partij zich om dergelijke informatie, gegevens en docu- mentatie niet aan derden bekend te maken en/of deze niet voor eigen rekening of ten be- hoeve van derden te exploiteren zonder vooraf- gaande en uitdrukkelijke toestemming van de Partij. Alle broncodes en fabricageprocessen die door de Klant of EVERNEX in het kader van dit Contract worden gebruikt of ingevoerd, zijn en blijven het exclusieve eigendom van de res- pectieve partij of een licentieverlenende derde partij en zullen strikt vertrouwelijk worden ge-
• Elke Partij verbindt zich ertoe de andere Partij op diens eerste verzoek alle informatie, gegevens en documentatie terug te geven die zij van de andere Partij heeft ontvangen in het kader van dit Contract.
• Elke Partij zorgt ervoor dat haar commer- ciële partners, werknemers of vertegenwoordi- gers zich houden aan een geheimhoudings- plicht die gelijkwaardig is aan de geheimhou- dingsplicht in dit Contract en vrijwaart de andere Partij voor elke schending van deze geheim- houdingsplicht door commerciële partners, werknemers of vertegenwoordigers.
• Deze geheimhoudingsverplichting blijft van kracht na beëindiging van de contractuele rela- ties tussen de Partijen en isbindend voor beide

 

Partijen tot: (i) de laatste datum tussen vijf jaar na de begindatum van het Contract en de duur van het Contract, of (ii) de datumwaarop gere- lateerde informatie, gegevens en/of documen- ten openbaar worden.

12.   Niet in dienst nemen:

Tenzij anders bepaald door de toepasselijke wetgeving, verbindt de Klant zich ertoe om tij- dens de duur van het Contract en vooreen duur van één (1) jaar vanaf de beëindiging of stop- zetting ervan om welke reden dan ook, geen en- kele werknemer, onafhankelijke aannemer of onderaannemer van EVERNEX direct of indi- rect te werven, in dienst te nemen of aan te stel- len zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke goedkeuring van EVERNEX. In geval van schending van deze verplichting zal de Klant aan EVERNEX een forfaitair bedrag betalen dat gelijk is aan het brutosalaris of de tarieven zon- der BTW die EVERNEX gedurende de laatste twaalf (12) maanden aan de betreffende werk- nemer of onafhankelijke contractant heeft be- taald.

13.  Diversen:

• Wijzigingen: EVERNEX mag van tijd tot tijd en met inachtneming van de toepasselijke wet- geving wijzigingen aanbrengen inde Algemene voorwaarden, op voorwaarde dat dergelijke wij- zigingen van kracht worden dertig (30) dagen nadat de gewijzigde Algemene voorwaarden aan de Klant zijn meegedeeld. Tenzij in de Al- gemene Voorwaarden anders is bepaald, zal een wijziging van de Bijzondere Voorwaarden alleen het gevolg zijn van een schriftelijke wijzi- ging die door beide Partijen is ondertekend.
• Scheidbaarheid: indien een clausule van het Contract onwettig of nietig wordt verklaard door een bevoegde rechtbank volgens de wet die van toepassing is op dit Contract, zal deze clausule als gewijzigd worden beschouwd om zoveel mogelijk deoorspronkelijke en gemeen- schappelijke intentie van de Partijen weer te ge- ven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waarbij de andere contractuele be- palingen volledig van kracht blijven.
• Verklaring van afstand: er wordt uitdrukke- lijk overeengekomen dat nalatigheid of vertra- ging van een Partij bij het inroepen van enige bepaling van het Contract niet zal gelden als een verklaring van afstand daarvan. Elke ver- klaring van afstand van een bepaling hiervan dient in ieder geval het voorwerp te zijn van een schriftelijke wijziging die door beide Partijen is ondertekend.

• Overdracht van Contract: er wordt uitdruk- kelijk overeengekomen dat de Klant zijn rechten en verplichtingen onder ditContract niet zal toe- wijzen of overdragen zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van Dit zal eigendomsrechtelijke gevolgen hebben. Voor alle duidelijkheid, de eerste zin heeft niet tot doel de overdraagbaarheid of verpandbaar- heid van geldvorderingen die voortvloeien uit de uitoefening van een beroep of bedrijf als be- doeld in artikel 3:83 lid 3 BW uit te sluiten.
• Overmacht: elke Partij wordt niet geacht in gebreke te blijven wanneer de nakoming van haar verplichtingen is vertraagd, verstoord of verhinderd door een geval van overmacht bui- ten haar redelijke controle, haar leveranciers of dienstverleners(‘Overmacht’). Als gebeurtenis- sen van overmacht die de niet-nakoming van haar verplichtingen rechtvaardigen, worden met name beschouwd: elke oorzaak buiten haar controle, waaronder, in het bijzonder, brand, stakingen, overstromingen, epidemieën, na- tuurrampen, quarantainebeperkingen, oorlo- gen, transportstoringen, tekorten aan arbeids- krachten, grondstoffen of productiemiddelen. Alle kosten als gevolg van een geval van Over- macht worden gedragen door de andere Partij.
• Relatie: bij de uitvoering van het Contract worden beide Partijen geacht te handelen in de hoedanigheid van onafhankelijke contractant ten opzichte van de Geen van de Partijen zal worden beschouwd als partner van of joint venture met de andere Partij, en de werkne- mers en vertegenwoordigers van de ene Partij die betrokken zijn bij de uitvoering van Diensten in het kadervan dit Contract zullen niet worden beschouwd als werknemers of vertegenwoordi- gers van de andere Partij.
• Onderaanneming: EVERNEX heeft het recht om de uitvoering van zijn verplichtingen onder het Contract uit te besteden.
• Referenties: elke Partij is gemachtigd om de referentie van de andere Partij te noemen in haar commerciële of marketingmaterialen en

Bovendien verleent de Klant aan EVERNEX het recht om gedurende de looptijd van dit Contract zijn naam en logo (de ‘Referenties ‘) op de web- sites van Evernex en/of op verkoopbevorde- rende materialen te gebruiken, tenzij de Klant

EVERNEX op elk moment gedurende de loop- tijd van dit Contract schriftelijk meedeelt dat hij het gebruik van de Referenties weigert.

14.  Toepasselijk recht – Jurisdictie:

• Toepasselijk recht: op het Contract is Ne- derlands recht van toepassing. De toepassing van het Verdrag van de Verenigde Naties in- zake internationale koopovereenkomsten be- treffende roerende zaken, gesloten te Wenen op 11 april 1980, is formeel uitgesloten.
• Jurisdictie: alle geschillen, op welke basis dan ook, met betrekking tot de interpretatie of toepassing van het Contract, evenals alle ge- schillen met betrekking tot de commerciële re- laties tussen de Partijen vallen onder de exclu- sieve jurisdictie van de rechtbanken van het hoofdkantoor van EVERNEX, inclusief in geval van summiere procedures (‘référés ‘) .

15.   Anti -corruptie – anti-omkoping:

• De Klant verklaart en garandeert dat hij bij de uitvoering van het Contract, direct noch indi- rect, enige handeling zal verrichtenwaardoor hij de anti-omkopingswetgeving overtreedt of dreigt te overtreden. Voor de doeleinden van deze clausule wordt onder anti-omkopingswet- ten verstaan de Nederlandse wetten tegen om- koping, beïnvloeding en elke schending van de integriteitsplicht, en alle buitenlandse of natio- nale anti-omkopingswetten en reglementen die van toepassing zijn in elk land waarin de Klant actief is, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, en elke wet die bedoeld is om het OESO-Verdrag in- zake bestrijding van omkoping van buiten- landse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties ten uitvoer te leggen (hierna geza- menlijk ‘Anti-omkopingswetten’ genoemd).
• In verband met het Contract en de activiteit die daaruit voortvloeit, zal de Klant geen geld of andere waarde betalen, aanbieden, beloven of toestemming geven voor de betaling, direct of indirect, aan een overheidsfunctionaris of ie- mand anders met als doel die persoon of ie- mand anders ertoe aan te zetten of te belonen voor ongepaste uitvoering van zijn of haar rol of taken; of met als doel een overheidsfunctionaris te beïnvloeden in een beslissing, handeling of uitvoering van zijn of haar officiële rolof functie, inclusief een beslissing om die rol of functie niet uit te voeren, om een derde partij of EVERNEX te helpen bij hetverkrijgen of behouden van za- kelijk of commercieel voordeel.

• De Klant stemt ermee in dat EVERNEX het recht heeft om, indien zij objectieve redenen heeft om aan te nemen dat een schending van deze clausule heeft plaatsgevonden, en na re- delijke schriftelijke kennisgeving, een onder- zoek in te stellen om na te gaan of de Klant de Anti-omkopingswetten en deze clausule naleeft. De Klant stemt ermee in volledig mee te werken aan een dergelijk onderzoek en audit.
• De Klant stemt ermee in dat als EVERNEX weet of redelijke gronden heeft om te vermoe- den dat de Klant betrokken is of is geweest bij gedrag dat deze clausule schendt, of dat EVERNEX schendt of waarschijnlijk zal bloot- stellen aan een risico van schending van de Anti-omkopingswetten, EVERNEX het Contract onmiddellijk kan beëindigen en schadevergoe- ding kan eisen van de Klant voor het geleden
• De Klant zal EVERNEX onmiddellijk op de hoogte stellen van elke schending van de Anti- omkopingswetten waarvan hij op de hoogte is of waarvan hij redelijkerwijs kan aannemen dat deze is gepleegd in verband met de transacties die namens EVERNEX zijn aangegaan. EVERNEX is niet aansprakelijk voor claims die voortvloeien uit of verband houden met de on- wettige activiteit of claims die beweren dat de Klant onwettig heeft gehandeld, ongeacht de aard of locatie van dergelijke DeKlant zal EVERNEX ook vrijwaren en EVERNEX zal niet aansprakelijk zijn voor enige schade, boe- tes, boetes en/of kosten vanwelke aard dan ook die het gevolg zijn van enige claim, rechtszaak of onderzoek die voortvloeit uit of verband houdt met een schending van deze clausule door de Klant.

16.   Internationale handelssancties – Export- controles:

• De Klant garandeert op permanente basis dat hijzelf en diens klanten die Diensten ontvan- gen, zullen voldoen aan wetten envoorschriften op het gebied van import, exportcontrole en economische sancties, met inbegrip van (maar niet beperkt tot die vande Verenigde Naties, de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie (inclusief Frankrijk)) die de ex- port,wederuitvoer of overdracht van producten, technologie, diensten of gegevens, direct of in- direct, naar of voor bepaalde landen, eindge- bruiken of eindgebruikers verbieden of beper-

 

• De Klant zal EVERNEX voorzien van infor- matie over zijn klanten, producten en/of dien- sten die nodig is voor de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van export en sanc- ties. Niet-naleving van deze bepalingen kan, naar redelijk oordeel van EVERNEX, leiden tot onmiddellijke beëindiging en/of opschorting, ge- heel of gedeeltelijk, van dit Contract, met on- middellijke ingang na kennisgeving door

17.  Wijziging van de Algemene voorwaarden

EVERNEX behoudt zich het recht voor om deze Algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzi- gen en bij te werken. De versie van de Alge- mene voorwaarden die bindend is voor de Klant, is de versie die van kracht is op het mo- ment dat de Klant een Bestelling plaatst.

18   Gegevensbescherming:

• In het kader van de uitvoering van haar Diensten kan EVERNEX persoonsgegevens verzamelen en verwerken namens de Klant.
• In dit verband wordt tussen de Partijen overeengekomen dat EVERNEX, voor zover nodig, zal worden gekwalificeerd alseen Gege- vensverwerker en de Klant als een Gegevens- beheerder in de zin van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (‘AVG’).
• De Diensten van EVERNEX zijn daarom onderworpen aan       Bijlage “Gegevensbeschermingsovereenkomst” wanneer GDPR van toepassing is. Beide Par- tijen zullen voldoen aan alle verplichte regels en voorschriften met betrekking totgegevenspri- vacy die van toepassing zijn op het Contract en de Diensten.

 

 

BIJLAGE – GEGEVENSBESCHERMINGSOVEREENKOMST

 

1.          Doel

 

Bij het verlenen van de Diensten die onder dit Contract vallen, verwerkt EVERNEX persoons- gegevens namens de Klant en verbindt EVERNEX zich ertoe de bepalingen van deze BIJLAGE na te leven.

2.          Definities

 

Tenzij anders vermeld, zijn de definities in de AVG volledig van toepassing op deze BIJLAGE.

3.          Toepassingsgebied

Voor de uitvoering van de onder het Contract vallende Diensten, zal de Klant Evernex voor- zien van de noodzakelijke informatie die nodig is voor de juiste uitvoering van deze BIJLAGE.

Tussen Partijen wordt overeengekomen dat EVERNEX door de Klant gemachtigd is om de volgende persoonsgegevens te verwerken:

• Identificatiegegevens: achternaam, voornaam, e-mailadres, contactgege- vens;
• Gegevens met betrekking tot professio- nele activiteiten, functietitel ;
• Klantgegevens voor toegang tot het portaal, indien van toepassing;
• Geschiedenis van uitwisselingen tus- sen Klant en klantenservice.

Dergelijke persoonlijke gegevens kunnen zowel betrekking hebben op de werknemers van de Klant als op diens eindklanten.

4.          Instructies van de Klant

 

EVERNEX verbindt zich ertoe persoonsgege- vens te verwerken in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant.

De instructies zijn gebaseerd op de Diensten die onder dit Contract worden verleend. De Klant is verantwoordelijk voor hetschriftelijk do- cumenteren van eventuele aanvullende instruc- ties met betrekking tot de verwerking van de ge- gevens door EVERNEX.

Indien EVERNEX van mening is dat een in- structie een schending vormt van de AVG of een toepasselijke wet inzake gegevensbe- scherming, zal zij de Klant hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen.

5.          Verplichtingen van de Verwerker Ver- trouwelijkheid.

 

EVERNEX verbindt zich ertoe dat alle perso- nen die gemachtigd zijn om de persoonsge- gevens van de Klant te verwerken, onder- worpen zijn aan vertrouwelijkheidsovereen- komsten.

Samenwerking en ondersteuning. EVERNEX verbindt zich ertoe samen te werken met en ondersteuning te bieden aan deKlant

 

door middel van passende technische en orga- nisatorische maatregelen om te voldoen aan de verplichtingen inzake de beveiligingvan de ver- werking.

EVERNEX kan worden verplicht om redelijke ondersteuning en medewerking te verlenen om te voldoen aan de verplichting van deKlant om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren binnen de grenzen van de per- soonsgegevens die worden gebruikt om de Diensten van dit Contract te leveren en voor zo- ver de Klant niet anderszins toegang heeft tot de relevante informatie.

Bovendien, in het geval dat EVERNEX een ver- zoek ontvangt om rechten uit te oefenen van een betrokkene, zal een dergelijk verzoek zo snel mogelijk na ontvangst van een dergelijk verzoek worden doorgestuurd naar de Klant, zodat de Klant te zijner tijd kan reageren.

EVERNEX is niet verantwoordelijk voor het ver- strekken van een antwoord aan de betrokkene.

Beveiligingsmaatregelen. EVERNEX heeft een informatiebeveiligingsprogramma ontwik- keld en geïmplementeerd op basis vanbeleids- regels en normen die zijn ontworpen om aan de huidige industrienormen te voldoen of deze te overtreffen en aan de toepasselijke wetgeving te voldoen. EVERNEX heeft een wereldwijd netwerkverbindingsprogramma dat via firewalls de nodigeauthenticatie- en autorisatiecontroles biedt voor toegang tot vertrouwelijke gegevens. EVERNEX maakt ook gebruik van geautomati- seerde controletools en scans om de compli- ance te handhaven. Om gevoelige informatie tij- dens de verwerking adequaat te beschermen, vereist EVERNEX het gebruik van cryptografie als gevoelige informatie wordt verzonden via externe, onbeveiligde netwerken of draadloos wordt verzonden. Dit omvat, maar is niet be- perkt tot, e-mail, chatberichten en webverkeer. Gevoelige informatie die is opgeslagen op draagbare of verwijderbare apparaten die on- derweg zijn tussen een vestiging van EVERNEX of een leverancier en een andere fy- sieke locatie, moet worden gecodeerd. Voordat gebruikersaccounts wordenaangemaakt of ge- wijzigd, moeten werknemers van EVERNEX toestemming van het management hebben. Alle aanvragen voor gebruikersaccounts moeten naar behoren worden ingevuld, geautoriseerd en geregistreerd. Accounts mogen geen hogere toegangsprivileges krijgen dan vereist is voor

de missie van de gebruiker. Alle accounts wor- den periodiek gecontroleerd. Het toegangscon- trolebeleid voldoet aan deindustrienormen (ver- sterkt wachtwoordbeleid, eenmalige aanmel- ding en implementatie van multifactorauthenti- catie). Allewerknemers van EVERNEX zijn ver- plicht deel te nemen aan het trainingspro- gramma voor de gedragscode van EVERNEX. Deze training omvat modules over gegevenspri- vacy, beveiliging en informatieverwerking. Als onderdeel van dit programma zijn regelmatig opfrismodules vereist om de training van werk- nemers actueel en up-to-date te houden. Alle wijzigingen aan de informatiesystemen van EVERNEX volgen formele wijzigingscontrole- procedures om ervoor te zorgen dat alleen ge- autoriseerde wijzigingen worden vrijgegeven voor productie. Alle beveiligingsrelevante ge- beurtenissen en zwakke puntenmoeten zo snel mogelijk worden geïdentificeerd, gerapporteerd en effectief worden aangepakt. Als er een be- veiligingsincident of zwak punt wordt ontdekt, moet dit onmiddellijk en zonder vertraging via de juiste kanalen worden gemeld. EVERNEX onderhoudt een wereldwijd continuïteitspro- gramma om naadloze service te kunnen bieden aan klanten over de hele wereld.

Inbreuk op gegevens. In het geval van een in- breuk op de persoonsgegevens die door EVERNEX in het kader van het Contract wor- den verwerkt, zal EVERNEX de Klant binnen maximaal achtenveertig ( 48 ) uur na de ontdek- king van de inbreuk op de hoogte stellen.

EVERNEX zal de Klant voorzien van alle rele- vante documentatie om de relevante toezicht- houdende autoriteit van een dergelijke inbreuk op de hoogte te stellen.

Waar nodig zal EVERNEX alle noodzakelijke maatregelen nemen om de gevolgen van een dergelijke inbreuk te beperken en deKlant hier- van op de hoogte stellen.

6.          Verplichtingen Beheerder

 

De Klant verklaart en garandeert dat hij zal vol- doen aan al zijn verplichtingen als Gegevens- beheerder onder de AVG en aanalle toepasse- lijke regelgeving inzake gegevensbescherming onder deze BIJLAGE.

De Klant is als enige verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en integriteit van de persoons- gegevens die onder deze BIJLAGE aan EVERNEX worden verstrekt.

 

De Klant verzekert EVERNEX dat hij over alle rechten beschikt met betrekking tot de per- soonsgegevens die onder deze BIJLAGEvallen of, bij gebreke daarvan, dat hij over alle nood- zakelijke autorisaties beschikt.

De Klant verplicht zich EVERNEX op de hoogte te stellen van elke wijziging in zijn verwerking van persoonsgegevens die vaninvloed kan zijn op de uitvoering en naleving van deze Bijlage door EVERNEX.

7.          Onderaannemers

 

EVERNEX heeft het recht om onderaannemers aan te stellen om alle of een deel van de dien- sten waarin deze Overeenkomst voorziet uit te voeren.

EVERNEX zal een schriftelijk contract afsluiten met elke verwerker en zal ervoor zorgen dat deze dezelfde garanties biedt als die in deze BIJLAGE.

EVERNEX blijft ten opzichte van Klant volledig aansprakelijk voor de handelingen van haar verwerker.

EVERNEX zal de Klant informeren over elke verwachte wijziging betreffende de toevoeging of vervanging van een verwerker, waarbij de Klant de mogelijkheid krijgt om bezwaar te ma- ken tegen dergelijke wijzigingen. Dergelijke be- zwaren moeten voor EVERNEX gerechtvaar- digd zijn, zoals het bestaan van een lopend ge- schil of een mogelijk belangenconflict.

8.          Overdracht van persoonsgegevens

 

Indien EVERNEX, in het kader van haar Dien- sten, persoonsgegevens van de Klant doorgeeft buiten de Europese Economische Ruimte, en na een succesvolle DTIA te hebben uitgevoerd, zullen deze alleen worden verwerkt door sub- verwerkers die:

• gevestigd zijn in een derde land of ge- bied dat door de Europese Commissie erkend is als land of gebied met een passend beschermingsniveau of
• standaard contractuele clausules met EVERNEX zijn aangegaan of
• andere passende door de wet erkende waarborgen hebben geïmplementeerd, zoals bindende bedrijfsregels

 

9.          Audit

 

Tijdens de uitvoering van het Contract, binnen de limiet van één (1) keer per contractueel jaar,

heeft de Klant het recht om, op eigen kosten, over te gaan tot een audit om de conformiteit te controleren van de Diensten die onder deze BIJLAGE door EVERNEX voor haar rekening worden uitgevoerd.

De audit kan worden uitgevoerd door de Klant of door tussenkomst van een gerenommeerde onafhankelijke auditor die niet concurreert met de bedrijfsactiviteiten van EVERNEX.

In geval van tussenkomst van een derde audi- tor, zal deze door de Klant worden gekozen en vooraf door EVERNEX worden aanvaard. De derde auditor moet over de vereiste professio- nele kwalificaties beschikken en onderworpen zijn aan een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

De startdatum, duur en omvang van de audit zullen wederzijds worden overeengekomen door de Partijen met een minimum vandertig

(30) werkdagen voorafgaand aan de voorge- stelde startdatum van de audit.

De audit mag alleen worden uitgevoerd tijdens de kantooruren van EVERNEX (9:00 tot 18:00 uur, maandag tot en met vrijdag, met uitzonde- ring van wettelijke feestdagen) en op een ma- nier die de bedrijfsvoering van EVERNEX niet verstoort. Behalvevoor legitieme en dwingende redenen, zal de duur van de audit niet langer zijn dan vijf (5) werkdagen.

De audit omvat geen toegang tot systemen, in- formatie of gegevens die geen verband houden met de verwerking in het kader van het Con- tract.

De Klant verbindt zich ertoe alle kosten te dek- ken die de audit met zich meebrengt, met inbe- grip van maar niet beperkt tot de tarieven van de auditor, en zal EVERNEX vergoeden voor alle uitgaven en kosten die deze audit met zich meebrengt, met inbegrip van de tijd die aan de audit besteed werd op basis van het gemid- delde uurtarief van het personeel van EVERNEX dat aan de audit meegewerkt heeft.

EVERNEX verbindt zich ertoe om met de Klant of een aangestelde derde auditor samen te wer- ken bij de uitvoering van hun opdrachten.

Een auditrapport zal naar EVERNEX gestuurd worden, die het recht heeft om binnen tien (10) dagen hierop te reageren.

De Partijen erkennen dat alle rapporten en in- formatie verkregen in de loop van deze audit strikt vertrouwelijk zijn.

 

10.       Einde van het Contract

 

Aan het einde van het Contract, of op uitdrukke- lijk verzoek van de Klant, verbindt EVERNEX zich ertoe alle persoonsgegevens in haar bezit te wissen of terug te geven en over te gaan tot de definitieve verwijdering ervan, onder voorbe- houd van de archiverings- en anonimiserings- processen die kunnen worden toegepast op persoonsgegevens, alsook van de wettelijke en/of reglementaire verplichtingen die het be- waren van deze persoonsgegevens opleggen

De kosten in verband met de

 

teruggave van per- soonsgegevens zijn voor rekening van de Klant en zullen het onderwerp zijn van een specifieke offerte, die zalworden vastgesteld op basis van het volume van de gegevens die bestaan op de datum van de aanvraag tot teruggave.

 

Na teruggave verplicht EVERNEX zich geen enkele kopie te bewaren en de vernietiging er- van te certificeren.

11.    Contact

 

De contactpersoon voor de functionaris voor gegevensbescherming van de klant of de afde- ling die verantwoordelijk is voor debescherming van persoonsgegevens zal te zijner tijd worden meegedeeld.

De functionaris voor gegevensbescherming van EVERNEX of de afdeling die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonlijke gege- vens kan worden gecontacteerd op het vol- gende adres: data.officer@evernex.com