La sigla ITAD (IT Asset Disposition) identifica le corrette modalità di gestione per lo smaltimento sicuro e sostenibile degli asset IT.
Questo processo deve soddisfare vari requisiti pratici e normativi, sia sotto il profilo della privacy che sotto quello ambientale, tra cui distruzione dei dati certificata, riciclo dell’hardware e gestione degli e-waste.
Oltre a mettere l’azienda al riparo da pesanti sanzioni, la gestione ITAD presenta delle opportunità di risparmio per le aziende, grazie all’implementazione di pratiche di economica circolare, che includono il ricondizionamento e il riutilizzo dell’hardware.
In questo articolo vedremo quali sono le basi dell’ITAD e come implementarlo in modo semplice ed efficace a vantaggio dell’organizzazione.
Perché lo smaltimento dell’hardware IT è critico
Lo smaltimento dell’hardware IT è essenziale per le organizzazioni, principalmente per due ordini di necessità:
- Garantire la privacy dei dati – i dispositivi hardware dismessi, in assenza di una distruzione dati certificata, potrebbero cadere in mani sbagliate e causare fughe di dati. La mancata documentazione ti espone anche al rischio di sanzioni previste dal GDPR.
- Rispettare le norme ambientali sui rifiuti elettronici – i RAEE sono estremamente inquinanti, ma d’altra parte contengono preziosi materiali riciclabili.
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Sicurezza e cancellazione dati
La sicurezza dei dati è fondamentale per le organizzazioni, sia per tutelare le proprie informazioni interne che per proteggere i dati di clienti e utenti.
La fase della dismissione degli asset IT presenta specifiche criticità a questo proposito. Sia che vengano riutilizzati o smaltiti, i dati presenti sui dispositivi devono essere cancellati in modo da non poter essere recuperati.
Lo standard NIST 800-88 definisce le linee guida per la distruzione dei dati certificata, a seconda del livello di riservatezza delle informazioni. I gradi di intervento per la cancellazione sicura dei dati includono:
| Clear | Uso di tecniche logiche (ad esempio sovrascrittura e crittografia) di eliminazione per cancellare i dati in tutte le aree di memoria accessibili agli utenti, proteggendoli da tecniche semplici di recupero non invasivo. |
| Purge | Uso di tecniche fisiche o logiche che rendono impossibile il recupero dei dati con l’utilizzo di tecniche aggiornate. |
| Destroy | Uso di tecniche fisiche (come la smagnetizzazione) o logiche che rendono impossibile il recupero dei dati con l’utilizzo di tecniche aggiornate che rendono inutilizzabile il dispositivo. |
La distruzione fisica dei dispositivi, tramite triturazione o perforazione dei supporti, è di norma riservata alle unità di memoria che contengono dati con il massimo livello di riservatezza.
Differenza tra la gestione ITAD e il semplice riciclaggio dell’hardware
La gestione ITAD è un processo di gestione completo della fase di fine vita delle apparecchiature IT, che comporta molto di più del semplice riciclaggio degli asset IT. Quest’ultimo, infatti, di per sé riguarda soltanto la distruzione dei dispositivi e il recupero, ove possibile, delle materie prime contenute al loro interno.
Le differenze principali tra queste due pratiche sono riportate nella tabella seguente.
| ITAD | Riciclaggio degli asset | |
| Gestione dei dati | Garantisce in modo certificato e dimostrabile la cancellazione sicura o la distruzione fisica dei dati sensibili, ai fini della conformità con il GDPR | Comporta la semplice distruzione del supporto fisico senza tracciamento o possibilità di documentare la conformità della protezione dei dati sensibili |
| Possibilità di rivalorizzazione | Offre la possibilità di massimizzare il ROI attraverso la rivendita dei dispositivi e componenti ancora funzionanti, mediante ricondizionamento | Non consente il recupero del valore residuo dell’hardware impendendone il possibile riutilizzo |
| Oggetto del processo | Tutte le fasi finali del ciclo di vita degli asset, compresi tracciamento, dati inventariali e conformità | Si occupa solo dell’ultima fase assoluta del ciclo di vita degli asset IT, senza garantire nessun altro aspetto della sua gestione |
| Impatto ambientale | Favorisce la sostenibilità e l’economia circolare grazie all’estensione del ciclo di vita e al riuso dell’hardware | Riduce i rifiuti elettronici ma con notevole consumo di energia per il recupero delle materie prime |
Conformità alle normative su privacy e sostenibilità
Le principali normative in materia di privacy dei dati e gestione degli e-waste sono rispettivamente:
- GRPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati UE 2016/679
- Direttiva RAEE UE 2012/19, recepita dal D.Lgs. 49/2014; D.Lgs. 152/2006
In fase di smaltimento ITAD, è fondamentale essere in grado di documentare e certificare le misure adottate.
Ad esempio, la mancata conformità ITAD al GDPR espone l’azienda a multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale, ad esempio in casi come:
- Presenza di dati sensibili su dispositivi dismessi, sia rivenduti che donati o avviati allo smaltimento
- Mancata tracciabilità della catena di custodia, ove non si disponga di certificazioni di cancellazione/distruzione conformi per ogni dispositivo
- Inadeguatezza del fornitore ITAD se ci si serve di un’azienda di riciclo non in possesso delle dovute certificazioni e in grado di assicurare corrette misure di chain of custody
- Mancata stipulazione di un contratto scritto con il fornitore che esegue lo smaltimento in quanto Responsabile del trattamento in fase ITAD
Le aziende che non smaltiscono i RAEE in modo corretto e tracciabile sono passibili di sanzioni amministrative e penali.
Ricondizionamento e riutilizzo dell’hardware
Per mantenere la propria infrastruttura IT efficiente e sostenibile, i servizi di manutenzione di terze parti (TPM) offrono varie possibilità di risparmio alle aziende.
Il programma Spare as a Service™ di Evernex, ad esempio, consente di estendere il ciclo di vita degli asset e di ridurre i costi dei contratti di assistenza OEM, grazie all’impiego di parti ricondizionale, testate e certificate.
Questo consente anche di monetizzare eventuali dispositivi dismessi per esigenze di aggiornamento o ampliamento dell’infrastruttura attraverso la vendita e il riutilizzo dell’hardware che all’azienda non serve più.
L’ottimizzazione dei budget IT che ne deriva permette di rendere disponibile capitale per altre acquisizioni o liquidità.
Quali sono in media i costi della gestione ITAD per le PMI
La gestione ITAD comporta diversi vantaggi per le aziende, ma naturalmente è necessario anche parlare di costi, in particolare per le piccole e medie aziende che spesso devono fare i conti con budget IT limitati.
Le voci di costo dei servizi ITAD possono includere, a seconda delle esigenze:
- Ritiro
- Trasporto e logistica
- Cancellazione certificata dei dati
- Distruzione fisica
- Conferimento ai centri di riciclo delle materie prime (unitari o al kg)
- Manodopera in loco
Vari elementi possono inoltre influire sul calcolo dei costi, come ad esempio il volume di asset da trattare e la tipologia di cancellazione o distruzione dei dati.
Un fattore molto importante è la possibilità di minimizzare o azzerare i costi ITAD recuperando il valore residuo di mercato degli asset ancora funzionanti, che è possibile ricondizionare e rivendere, ad esempio attraverso il programma Buy-Back di Evernex.
Economia circolare IT
Il ricondizionamento e riutilizzo degli asset si iscrive nell’ambito delle pratiche di economia circolare IT. Gli obiettivi di questa strategia comprendono:
- riduzione dei costi IT
- gestione corretta degli e-waste
- contenimento dell’impatto ambientale
Oltre al ricondizionamento e riutilizzo degli asset e alla cancellazione sicura dei dati di cui abbiamo parlato nei precedenti paragrafi, l’integrazione ITAD in una strategia di economia circolare IT si fonda anche sul riciclo dei materiali.
In questa fase, lo scopo è evitare che i RAEE che non possono più essere ricondizionati o riutilizzati finiscano nelle discariche. Lo smontaggio e smistamento dei pezzi consente il recupero delle materie prime e la riduzione delle emissioni di CO2.
Un programma di rivalorizzazione degli asset IT consente l’implementazione dell’economia circolare assicurando la gestione degli e-waste completa e integrata in tutte le sue fasi:
- logistica della raccolta e del trasporto degli asset
- trattamento dei RAEE
- cancellazione sicura dei dati
- ricondizionamento e riutilizzo degli asset
- riciclo delle materie prime
- documentazione tracciata e certificata
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Come scegliere un partner ITAD
Oltre alla conformità normativa, un partner ITAD efficiente deve essere in grado di offrire tutti i vantaggi dell’economia circolare IT.
Gli standard di settore che un’azienda dovrebbe possedere e il loro significato pratico sono riassunti nella tabella seguente.
| Standard di certificazione | Ambito | Garanzie per le aziende clienti |
| R2v3 | Sostenibilità ITAD | Cancellazione sicura dei dati; movimentazione e smaltimento di materiali pericolosi; salute pubblica e dei lavoratori; sicurezza ambientale; gestione dei fornitori a valle (ad esempio, per lo smaltimento dei RAEE); pratiche di riutilizzo e riciclaggio per ridurre gli sprechi e sostenere l’economia circolare IT. |
| ISO 27001 | Sicurezza dei dati | Implementazione di un sistema di gestione delle informazioni che garantisca il controllo di accesso, la tutela dell’integrità e la disponibilità dei dati. Assicura il rispetto e la conformità con norme in materia di privacy e sicurezza dei dati (GDPR), la verifica dei fornitori e il monitoraggio costante delle attività svolta (soggetta ad audit esterni). |
| ISO 14001 | Gestione ambientale | Implementazione di un sistema di gestione ambientale (SGA) per il controllo e la riduzione dell’impatto ambientale, garantendo la conformità con le leggi vigenti in materia (es. gestione RAEE), il miglioramento continuo del sistema, la prevenzione dell’inquinamento ambientale attraverso misure concrete di mitigazione e gestione degli incidenti, la gestione delle risorse ai fini di ridurre sprechi, consumi e produzione di rifiuti. |
Un partner ITAD affidabile deve essere in grado di fornire un certificato di distruzione conforme completo di numero di serie per ciascun asset, oltre a servizi logistici completi che garantiscano la catena di custodia, anche attraverso fornitori certificati.
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FAQ
Qual è la differenza tra l’ITAD e il semplice riciclaggio dell’hardware?
La gestione ITAD è un processo completo che riguarda tutte le fasi finali del ciclo di vita degli asset IT, documentato, conforme e certificato. Il riciclo dell’hardware IT è semplicemente una parte della gestione ITAD, che riguarda la distruzione e il recupero delle materie prime dei dispositivi, senza specifiche garanzie di controllo.
Quanto costa generalmente il servizio ITAD per una piccola o media azienda?
Il costo dei servizi ITAD dipende dal volume di asset da trattare e dalla tipologia di cancellazione o distruzione dei dati richiesta. Inoltre, è possibile recuperare i costi grazie alla rivalorizzazione dell’hardware a fine vita, che può essere ricondizionato e rivenduto.
Come si sceglie un fornitore ITAD?
Un fornitore ITAD dovrebbe essere in possesso di specifiche certificazioni che garantiscono la sicurezza, l’integrità e la privacy dei dati gestiti, la correttezza delle pratiche di smaltimento, la verifica dei fornitori e la prevenzione dell’inquinamento. Le certificazioni di riferimento del settore sono R2v3 (sostenibilità ITAD), ISO 27001 (sicurezza dei dati), ISO 14001 (gestione ambientale).
Cosa garantisce di fatto la certificazione R2v3?
Il possesso della certificazione R2v3 da parte di un fornitore ITAD garantisce la correttezza delle pratiche di gestione e distruzione dei dati, la sicurezza della logistica, la verifica delle pratiche dei fornitori e l’impegno a favore dell’economia circolare.